Hiper produtividade não é fazer mais, é fazer diferente e melhor.
Por Felipe Charão | Consultor 4blue
Antigamente, diziam que a pressa era inimiga da perfeição.
Hoje, nem todo mundo concorda com isso.
A nova ordem é conseguir fazer mais e mais rápido!
Principalmente, quando você coloca todos os seus recursos dentro de um novo projeto (como um negócio próprio) e precisa que ele dê resultados “pra ontem”.
Mas a verdade é que o trabalho produtivo é aquele que você faz para ser eficiente, mas muito melhor seria se ele fosse eficaz.
Para mostrar a diferença entre EFICIÊNCIA e EFICÁCIA, imagine o seguinte cenário.
Sua casa suja demais, requer constante manutenção e, como solução mais óbvia, você teria que passar várias horas da sua semana limpando-a.
Como você poderia ser mais EFICIENTE na limpeza da casa?
Vamos pensar…
Você poderia comprar um aspirador de pó? Sim, é uma boa.
Você poderia comprar uma vassoura mais larga (dessas de pelinho que usam em supermercado… que varre uma área maior? Sim, também funciona.
Nestas duas soluções, você estaria realmente sendo mais EFICIENTE, porque as duas permitem você fazer a tarefa de “limpar o chão” mais RAPIDAMENTE.
Porém, você pode optar por uma outra abordagem completamente diferente.
Você pode estabelecer uma regra para todos da sua casa (um novo processo) exigindo que, ao entrar em casa, todo mundo tem que tirar o sapato e colocar uma pantufa.
Essa solução é a que eu considero uma solução EFICAZ.
A beleza dessa solução é que você REENQUADROU O PROBLEMA.
Na primeira abordagem, o problema era “como limpar mais rápido”.
Na segunda abordagem (das pantufas), o problema era “a sujeira no chão”.
E por encarar mais “objetivamente” o problema (que afinal é o problema real que você quer resolver), você encontrou uma solução mais ESTRATÉGICA.
ACELERAÇÃO DA DEPRESSÃO E NEM SEMPRE DA SOLUÇÃO
Vivemos numa era em que todos estão hiper acelerados.
As pessoas estão ansiosas, angustiadas, afobadas, tomando decisões precipitadas, irrequietas…
Parece que o “o transtorno de déficit de atenção e de hiperatividade” é o novo padrão.
E, às vezes, parece até que pessoas assim são admiradas…
Sobretudo os empresários.
Eles estão se mexendo demais e tendo resultado de menos.
Eles só tentam ser mais eficientes, sem entenderem que também é fundamental buscar formas de ser mais eficaz.
Sim, é preciso ter os 2: eficiência e eficácia…
Mas cada vez mais acredito que é preciso desacelerar para conseguir ir mais rápido ou ter mais resultados.
Eu chamo isso de HIPER PRODUTIVIDADE COM CALMA
Esse tem sido meu novo mantra. Repito isso para mim mesmo todos os dias. E vejo que isso me leva muito mais longe e com muito menos estresse.
E agora, quero passar para você 5 chaves que eu considero sagradas para quem quer realmente ser hiper produtivo em todos os sentidos.
1 – PENSE E TRABALHE ESTRATEGICAMENTE
De vez em quando, eu encontro empresários que se orgulham da sua carga de trabalho.
Eles batem no peito orgulhosos e dizem “hoje trabalhei 12 horas… tive um dia super produtivo”.
Aí eu pergunto, “e nessas 12 horas, quantas atividades estratégicas você fez? Você fez alguma melhoria em algum processo, treinou alguém, visitou algum concorrente?”
Não… Nada… Bulhufas…
Minha dica é: não meça sua produtividade com horas trabalhadas.
O jeito certo de medir sua produtividade é por quantidade de tarefas executadas.
E mais especificamente, você tem que medir a quantidade de atividades ESTRATÉGICAS executadas. Aí sim você tem um bom termômetro.
Aqui na 4blue nos temos uma ferramenta chamada IEPE, que é o Índice de Execução e Projetos Estratégicos.
Semana a semana, lançamos as atividades que precisar ser feitas, com um prazo e um responsável pela tarefa.
Na semana seguinte, fazemos uma reunião que sempre segue a mesma pauta.
Perguntamos: “quais foram as tarefas programadas que fizemos”… e damos “sim” ou “não” para cada uma delas.
E no final da reunião a gente define “quais são as tarefas para a semana seguinte?”.
E lançamos a programação lá.
Com essa informação automaticamente temos um Índice de Execução por colaborador.
Mas o genial dessa planilha é que entram lá somente atividades estratégicas: aquelas que levam a empresa a crescer. Não ficamos contabilizando as atividades operacionais do dia-a-dia da empresa.
2 – GASTE POUCO, ERRE RÁPIDO E MUDE
Um dos livros relativamente recentes que tem influenciado a maneira de pensar a estratégia na área da administração é o “A Startup Enxuta” do Eric Ries.
Existe um ensinamento genial que esse conceito de startup trouxe que diz o seguinte:
1) gaste pouco
2) Erre rápido (o quanto antes testando seu protótipo e também, sobretudo, testando a sua oferta de venda)
3) E pivote.
Pivotar quer dizer simplesmente: mude de direção.
O autor também fala da importância de fazer um MVP: o Mínimo Produto Viável.
Ao invés de você ficar um século desenvolvendo uma ideia que depois o mercado de repente nem vai gostar, você tem que criar um protótipo o mais simples possível, com as funcionalidades mais básicas e colocar pra rodar, para as pessoas testarem.
E até mesmo para receber feedback, ver se as pessoas realmente estão dispostas a pagar por aquilo.
Isso é fantástico. E qualquer empresa, mesmo que não seja da área de tecnologia, ou trabalhe com a internet, pode usar essas ideias.
Se você tem um restaurante, antes de reformular todo seu cardápio, teste. Você crie o prato novo e oferece por uma ou duas semanas.
Se você tem uma ideia de produto ou serviço novo para sua empresa, você pode criar uma página na internet, depois criar um anúncio no google. E testa. Isso é muito fácil de fazer. É super barato.
3 – FAÇA COMO SE FOSSE A ÚLTIMA VEZ
Uma vez eu conversei com uma especialista em Qualidade Total que tinha trabalhado anos nesse setor dentro de multinacionais.
Ela falou meio que de brincadeira para mim uma frase que eu nunca esqueci: “Felipe… o meu segredo é que eu sou preguiçosa. E por isso, eu tento fazer muito bem feito para nunca mais ter que refazer aquilo”.
É claro que ela estava brincando, ela era uma excelente profissional.
O que ela estava me dizendo que é: se você quer realmente aumentar sua produtividade, se você realmente quer liberar seu tempo, você tem que fazer tudo que você faz como se fosse a última vez.
Eu vou dar exemplos para deixar isso mais claro.
Um colega aqui na 4blue tomou uma decisão brilhante. Agora toda vez que alguém pergunta algo para ele, ele explica gravando a tela do computador e mostrando para a pessoa com se faz.
Hoje em dia isso é super fácil de fazer. Por exemplo, tem um app chamado LOOM que você só precisa adicioná-lo como uma extensão no Chrome, clicar nele toda vez que precisa capturar sua tela e pronto! Ele grava com facilidade e depois gera um link pra você compartilhar seu vídeo.
Eu tenho um cliente que está criando para a empresa uma coisa fantástica que a gente chama em administração de Planos de Contingência.
Vou dar o exemplo real do que ele fez: ele criou um passo a passo chamado “O que fazer quando as vendas estão baixas”.
Como ele vende produtos online, ele tem uma receita para contornar isso: em primeiro lugar ir no google analytics ver tal coisa, depois verificar a taxa de conversão disso, e assim por diante.
O documento todo dele é no formato “se isto, então aquilo”. Isso é genial!
O objetivo dele é ele se retirar da equação e ensinar outros a resolver os problemas mesmo um pouco mais complexos. E com o tempo ele vai expandir esses Planos de Contingência para outros setores.
Então resumindo tudo que eu falei nesse tópico: invista tempo agora para não ter que perder tempo no futuro.
4 – TENHA HORROR AO RETRABALHO
E mais do que isso: ensine seus colaboradores a terem horror a retrabalho, usando essa palavra no dia a dia e conscientizando as pessoas que isso é uma âncora que afunda a produtividade e a lucratividade da empresa em última instância.
Como fazer, na prática, para diminuir os índices de retrabalho na sua empresa?
Preste atenção porque essa lista aqui vale ouro:
4.1) Especifique melhor
Sempre que você ou um colaborador seu for pedir algo, tome mais cuidado em registrar as especificações do que você está pedindo. Manda por email, faz assinar um papel, manda por whatsapp… deixe registrado de algum jeito.
4.2) Reconfirme
Só porque você especificou bonitinho, explicou, registrou por email, não quer dizer que a pessoa vai fazer certo. É incrível o poder da distração. Peça para a pessoa confirmar as especificações que você enviou, uma por uma.
4.3) Benchmarking
Se é algo importante que você está fazendo, para não ter que fazer de novo depois, primeiro invista um tempo pesquisando como seus concorrentes fazem aquilo. Pode ser só pela internet mesmo. Você não precisa reinventar a roda. Descubra quais são as melhores práticas e copie mesmo, na caruda. De tempos em tempos, gostamos de contratar uma pessoa que trabalhou num concorrente até para ouvir como as coisas funcionavam no antigo emprego dela. Não seja ingênuo: todo mundo faz isso. Copie mesmo se for uma boa ideia, mas copie melhorando.
4.4) Proíba a multi-tarefa
As pessoas estão ficando muito distraídas porque elas estão viciadas em fazer mil coisas ao mesmo tempo. Você precisa incentivar e treinar sua equipe a fazer uma coisa só de cada vez. Toda tarefa tem que ser encarada como uma oportunidade de você treinar seu foco único e a sua atenção.
4.5) Invista em durabilidade, resistência e praticidade
Tudo que você comprar na sua empresa, pense com muito cuidado. Não basta ser funcional. Eu costumo dizer: se não é durável, resistente, estável, se não é algo que já foi testado e funciona de forma simples, você não está comprando uma solução, você está comprando uma dor de cabeça. Pare de comprar dores de cabeça…
4.6) Valorize a indicação
Se for possível, antes de testar um novo sistema, um novo processo, contratar um fornecedor ou comprar alguma coisa, fale com alguém que já fez isso antes e que você confia. Um simples telefonema pode te poupar muitas horas de retrabalho. Cada vez mais eu faço isso: eu tento aprender com o erro dos outros e não só com os meus próprios.
4.7) Crie pontos de dupla checagem
Sobretudo para as atividades críticas do seu negócio, é fundamental você desenhar o processo pensando em pontos de verificação. Pontos de dupla checagem: momentos em que uma terceira pessoa fácil e rapidamente faça uma auditoria e confirme que está tudo certo. Isso é mais fácil de fazer do que você imagina.
Está tudo bem errar. Mas não está tudo bem não fazer o seu melhor.
Lembre sempre disso: o melhor problema é aquele que nem chega a acontecer.
5 – DECIDA LENTAMENTE, IMPLEMENTE RÁPIDO (NEMAWASHI)
Eu sempre tive uma tendência para decidir rápido demais, decidir de forma precipitada. Atropelar as coisas.
Mas depois de fazer muita burrice, você começa a ficar com medo de tomar decisão burra de novo
Não a ponto de paralisar, porque isso também não é legal. Mas hoje eu sou muito mais cuidadoso com as minhas escolhas. Eu penso muito mais antes de agir.
Os japoneses especialistas em Qualidade Total (que a gente vai estudar mais para frente) tem um nome bacana para isso: nemawashi.
Ou seja: decida lentamente, se possível, por consenso, depois de analisar todos os ângulos. Mas depois implemente rápido.
Produtividade não é agir correndo de uma lado para o outro, que nem uma barata tonta. Produtividade é agir de forma mais inteligente. Mais assertiva!
Quando você usa o nemawashi os seus resultados são muito melhores por uma série de motivos:
Primeiro: A gente sempre enxerga aquilo que a gente quer ver.
O nome técnico disso em psicologia é viés de confirmação. Quando eu acredito muito numa ideia, de certa forma eu fico meio que cego para os pontos negativos dessa ideia (ou eu minimizo eles). Quando a gente envolve mais pessoas inteligentes na discussão, temos menos chance de cair nesse viés de confirmação que em última instância faz a gente decidir de forma burra.
Em segundo lugar: quando a gente envolve mais pessoas na decisão, mais são as chances delas efetivamente executarem bem o plano de ação.
Elas se sentem donas da ideia. Esse é o poder da co-criação. Você engaja mais as pessoas em um propósito.
E em terceiro lugar, é claro, eu diminuo a quantidade de retrabalho.
E nós já falamos que isso deve ser abominado por você e sua equipe.
Esses são os 3 bons motivos para usar o Nemawashi, mas por favor não se esqueça: é para decidir devagar (se possível, por consenso, analisando todos os ângulos), e depois que decidir, você tem que agir rápido.
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