Se lhe perguntarem se a empresa tem um sistema financeiro (ou uma boa planilha), você dirá que sim.
Se perguntarem se controla todas as movimentações de entradas e saídas, você dirá que sim.
Se perguntarem se sua gestão financeira está em ordem, você dirá que sim.
Obs.: este post tem como objetivo apontar possíveis erros que você está cometendo e talvez não saiba. Como a solução requer mais palavras, estamos disponibilizando gratuitamente um e-book que entra com mais detalhes no assunto.
Mas será que está mesmo?!
A GRANDE MAIORIA dos empresários tem um entendimento errado de Custo Variável versus Despesa Fixa.
É comum vermos gastos como luz, água e telefone sendo classificados como Custo Variável, quando na realidade são Despesas Fixas (pelo menos na grandiosa maioria dos casos). Também é comum se classificar algumas despesas pontuais, sazonais ou imprevistos como custos variáveis, quando na realidade não são.
Este erro de classificação prejudica toda e qualquer análise que se possa fazer por meio do fluxo de caixa do seu negócio.
Este erro está diretamente atrelado ao anterior.
Normalmente as empresas separam as contas em três grandes grupos: Receitas, Custos Variáveis e Despesas Fixas. Porém, na realidade, existem 6 grandes categorias:
Assim, para um controle financeiro correto, é bem importante que você classifique as entradas e saídas nestas macro categorias. Desta forma, conseguimos elaborar um relatório de fluxo de caixa ideal para o seu negócio.
Se você não segue esta estrutura de categorização, seu controle financeiro não está tão bom quanto você pensava.
É muito comum encontrar nos controles financeiros das empresas categorias de contas extremamente genéricas. Tais como: “institucional”, “outras saídas”, “mensalidades”, “pagamentos”, “despesas”, etc.
Aí quando você olha com mais atenção, entra de tudo um pouco nestas contas. Aí você vai analisar e pergunta: o que é esta conta e porque ela é tão representativa? “Ah, é que... veja bem...”.
Não tenha contas coringa no seu controle!
Adicional: é comum também haver duplicidade de categorias de contas. Já aconteceu de encontrarmos num único sistema, contas chamadas “Luz”, “Energia Elétrica” e “Eletricidade”. São três nomes diferentes para exatamente o mesmo tipo de conta.
Isso lhe impossibilita de saber de forma prática e rápida o total que você gastou com energia elétrica no ano, por exemplo.
A única garantia que temos que, de fato, tudo foi lançado no sistema ou planilha é a conferência dos saldos bancários e de caixa (dinheiro vivo).
Se o seu banco diz que você possui um saldo de 17.489,23 no banco, você precisa apresentar exatamente o mesmo saldo em sua ferramenta. Se houver um centavo de diferença, significa que está errado.
Veja minha conversa abaixo com uma cliente que não estava com o saldo bancário batendo... (obs.: tínhamos oferecido uma caixa de bombom se ela continuasse com o financeiro impecável, visto que ela estava assumindo uma função que não era dela na empresa)
Se os saldos bancários e de caixa não estão batendo exatamente com sua ferramenta, então o seu financeiro não está tão estruturado quanto você pensa!
O Fluxo de Caixa deve ser o braço direito de qualquer empresário. É com o Fluxo de Caixa que você faz as principais análises do seu negócio, toma decisões e busca aumentar os lucros.
E acredite: um bom relatório de fluxo de caixa não é meramente entradas versus saídas. Ele precisa apresentar diversas informações, tais como, Margem de Contribuição, Lucro Operacional Antes dos Investimentos e Lucro Operacional.
De forma resumida, o Fluxo de Caixa ideal é assim:
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O Ponto de Equilíbrio calcula qual o mínimo que sua empresa precisa faturar para não ter prejuízo. Ou seja, é a meta mínima de receita que sua empresa deve bater para, ao menos, ficar no zero a zero.
Se você resolver todos os itens acima – categorizar de forma correta, separar adequadamente custos variáveis e despesas fixas e ter um fluxo de caixa num formato ideal – você terá automaticamente o cálculo do Ponto de Equilíbrio do seu negócio.
Inclusive, a partir desta base, você consegue saber o quanto você precisa faturar para ter X% de lucro (seja 10%, 20%, 30%, enfim)!
Logo, se você não tem este cálculo de forma simples e fácil, sua gestão financeira não está tão boa assim.
Baixe o nosso e-book para aprender detalhadamente como resolver cada um destes pontos na sua gestão financeira. Clique aqui.
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Por Renan Kaminski Damasceno (REALMENTE com um bom controle financeiro)
O controle de contas a pagar e contas a receber permite ao gestor uma visão clara do fluxo financeiro da empresa. Perceber uma possível falta de dinheiro permite ao empresário tomar decisões antecipadamente para ajustar seu fluxo financeiro.
Ser empresário é como jogar futebol: sempre “uma caixinha de surpresas”. É verdade, porém você pode diminuir a quantidade de surpresas que acontecem por meio de um bom controle de contas a pagar e contas a receber.
Quanto sua empresa tem a receber na próxima semana?
Quais são as contas a serem pagas?
Quem está lhe devendo? Ou para quem você está devendo?
Ao não saber responder estas perguntas, você não tem as rédeas do negócio sob seu controle. É como se você estivesse montado num cavalo, mas sem rédeas. Ou seja, o cavalo está indo, você está indo junto, mas não necessariamente para o lugar certo!
Para lhe ajudar a ter o melhor controle financeiro possível, desenvolvemos este guia sobre o Contas a Receber e Contas a Pagar.
Resumidamente, neste artigo, você vai:
Vamos que vamos!
Óbvio que ninguém prevê o futuro, mas é possível ter uma ótima visibilidade das despesas que devem acontecer e das receitas que devem entrar.
Com um bom controle de contas a pagar e a receber, teremos alguns benefícios importantes em mãos (todos os pontos a seguir servem tanto para entradas quanto para saídas):
Ao ter um bom controle das contas a pagar e contas a receber, você enxergará o futuro!
Eu vejo o futuro!!
Um cliente que atendemos, que tem uma empresa no Tocantins, sabia que "tinha algum nível de inadimplência".
Quando, em nossa consultoria, pedimos para ele cadastrar todas os valores a receber, ele quase teve um piripaque!
Os valores de inadimplentes eram superiores a um mês inteiro de faturamento!!! Se ele tivesse este controle desde o início, com certeza não teria deixado chegar neste nível!
Para facilitar sua vida, estamos disponibilizando GRATUITAMENTE uma ferramenta em Excel de controle de contas a pagar e contas a receber.
Clica no link ou na imagem abaixo pra fazer o download!
É muito comum nos perguntarem qual é a diferença entre o controle de Contas a Pagar / Receber e o Planejamento Financeiro.
Sim, são coisas diferentes.
O Contas a Pagar / Receber é um controle operacional. Ou seja, nos dá uma visão do que vai acontecer no dia a dia da empresa. Neste tipo de controle, por exemplo, você só vai prever a entrada de dinheiro daquilo que efetivamente foi vendido. Ou então, vai prever as despesas em que há um bom grau de certeza que vão existir.
Já o Planejamento Financeiro tem um viés estratégico. Ou seja, nos dá uma visão do que “gostaríamos” / “prevemos” que vá acontecer. No Planejamento Financeiro você irá prever investimentos, por exemplo, um investimento em assessoria de imprensa, mesmo que este nem esteja contratado ainda, mas que faz parte da estratégia do seu negócio.
Confira abaixo um pequeno resumo das diferenças entre o Contas a Pagar/Receber e o Planejamento Financeiro.
A sua planilha ou sistema deve ter, ao menos, a seguinte estrutura de cadastro para manter um bom controle:
Data: data prevista de entrada ou saída do dinheiro. Caso já tenha sido pago, a data que de fato entrou ou saiu o dinheiro.
Plano de Contas / Categoria: É o tipo de receita ou despesa. Se é uma conta de luz, água, funcionários, pro-labore, etc. Muita atenção nesta parte! A categorização correta é essencial. Confira mais abaixo onde explicarei um pouco melhor.
Cliente / Fornecedor: É um campo onde você poderá identificar com quem a transação está sendo feita. Dependendo do tipo do negócio isto não será possível. Ex.: uma padaria não tem o registro de quem são os clientes.
Valor a Receber / a Pagar: é o valor que que você irá receber ou pagar no futuro
Valor Recebido / Pago: É o valor que de fato foi recebido ou pago.
Conta Bancária: também é importante ter o controle de por qual conta bancária (ou se foi dinheiro) foi feito o pagamento / recebimento.
A partir daqui as demais informações são opcionais. Você pode ter dados mais específicos do cliente ou fornecedor (CNPJ, por exemplo); valor de multa ou juros, enfim.
Abaixo tem uma imagem da planilha de controle financeiro de contas a pagar/receber da 4blue.
Conforme comentei acima, precisamos nos atentar a criar um Plano de Contas corretamente. Classificar as contas de maneira correta é essencial para permitir análises mais específicas. O plano de contas, inclusive, é a base para se criar um Fluxo de Caixa Perfeito.
Aconselho a assistir o vídeo abaixo em que explico sobre estas categorias:
Se não quiser ver o vídeo, pode conferir no post O que é e para que serve o Plano Contas?.
Assim, existem 5 tipos de contas de entradas ou saídas que devem constar em seu Fluxo de Caixa:
A partir desta categorização correta, podemos elaborar nosso controle de contas a pagar e a receber corretamente.
O controle em do contas a pagar / receber não difere muito da contabilização de entradas e saídas de dinheiro. A diferença é que você está lançando em sua planilha (ou sistema), contas futuras, nas quais ainda não houve a entrada/saída de dinheiro.
Portanto, temos basicamente três passos:
Você irá lançar uma previsão de todas as despesas fixas. Despesas financeiras, empréstimos, contas de luz, água, telefone, internet, aluguel, condomínio, despesas com salários e os respectivos encargos, pro-labore, investimentos em marketing, etc. etc. etc.
Enfim, vai pegar todas as principais contas e vai lançar um valor estimado nas respectivas datas estimadas
E os Custos Variáveis? Os custos variáveis, por estarem diretamente atrelados à venda, são menos previsíveis num certo horizonte de tempo. Assim, aconselhamos a lançar uma previsão mais genérica, sabendo que os valores de custos variáveis podem mudar constantemente.
Você irá cadastrar todos os recebimentos futuros (os que estão inadimplentes também!) das vendas já realizadas!
Aqui você não está chutando valores, mas sim, colocando os recebimentos que irão acontecer.
Visto que você não tem bola de cristal, não dá para prever tudo o que vai acontecer. Assim, as novas vendas que vão acontecendo e as novas contas que vão surgindo devem ser lançadas.
Ex.: contratei um prestador de serviço que emitiu o boleto para daqui duas semanas. Esta conta não estava prevista inicialmente, logo, irei cadastrá-la agora.
Em relação as contas que já foram cadastradas anteriormente, ao chegar a fatura, basta você atualizar os valores e a data de pagamento.
Por mais que seja relativamente simples criar uma planilha em Excel para fazer este controle, talvez você gaste algumas horas elaborando e ainda não tenha um resultado satisfatório.
Por isso, criamos uma ferramenta em Excel que irá lhe dar todas as informações que você precisa de maneira prática e rápida. E o melhor: estamos disponibilizando de graça. Em nossa loja ela é vendida a mais de 50 reais. Aqui está gratuita 😉
Abaixo algumas dicas pontuais que podem auxiliar no controle das contas a pagar e a receber:
Como sempre falamos em nosso curso de Formação em Gestão Financeira, o objetivo da gestão financeira é ter controles para tomar melhores decisões, logo ter mais lucro.
Então, a partir do controle de contas a pagar e a receber haverá três análises principais a serem feitas.
A questão acima é auto explicativa. A primeira análise é justamente sobre como estará seu financeiro a curto prazo. Talvez hoje você tenha dinheiro, mas talvez daqui uma semana não.
O objetivo é antecipar-se a possíveis faltas de dinheiro.
Um determinado cliente, empresa de médio porte do Paraná, tinha na data de 21/08 mais de R$ 600.000,00 (seiscentos mil reais) no banco!
Alegria total!!
Porém, por pouco tempo... ao olhar os próximos 14 dias à frente, percebeu-se que havia muitas contas altas para serem pagas e apenas um pequeno recebimento.
Assim, no dia 03/09, os mais de 600 mil virariam “apenas” 100 mil. Porém, todos sabemos que dia 05 é dia de pagamento, logo...
Gráfico da ferramenta de Contas a Pagar e Receber da 4blue
Moral da história: você pode ter muito dinheiro disponível hoje, mas talvez este dinheiro já não esteja mais presente em algumas semanas!
A segunda análise é avaliar a inadimplência, tanto da sua empresa como pagadora quanto dos seus clientes.
Em nossa Ferramenta de Contas a Pagar e a Receber em Excel, por exemplo, conseguimos facilmente filtrar todas as contas que estão atrasadas.
Parte da ferramenta utilizada por um cliente da 4blue
A partir desta análise você terá que decidir se:
Este é o que gosto de chamar de “Índice da Coceira”. Você vai visualizar a diferença entre todas as entradas e saídas previstas.
No exemplo acima, a empresa tem cerca de 25 mil reais a mais de contas a pagar até o final do ano. Logo, vai ter que se coçar para aumentar os recebimentos!
Lembrando que com certeza as despesas serão ainda maiores, visto que muitas contas chegam “sem aviso prévio”.
Maldito Índice da Coceira
Acredite: nem sempre o primeiro resultado do Google ou o fornecedor com que você trabalha há algum tempo tem o melhor custo x benefício. Principalmente nos gastos grandes, mas também nas despesas pequenas, faça diferentes orçamentos para conseguir os melhores preços.
Depois de fazer alguns orçamentos, negocie melhores preços ou condições. O máximo que vai acontecer é o seu fornecedor não reduzir o preço. Você tem muito a ganhar e nada a perder. Portanto, não tenha vergonha.
As grandes empresas tem, conhecidamente, uma política muito forte de negociação com os fornecedores/prestadores de serviço.
De tempos em tempos (agora para começar e daqui uns quatro meses novamente), vista a carapuça do “gestor mãos de tesoura”. Ou seja, vá linha a linha do seu fluxo de caixa procurando por opções de economia. Faça novos orçamentos, negocie, cancele, enfim.
Tem uma frase que resume bem essa lógica: “Custo é igual unha. Sempre tem que cortar”.
Por muitas vezes sua empresa terá ótimos meses de venda. Porém, vender é diferente de receber.
Logo, não assuma compromissos com base num dinheiro que ainda não entrou – nunca se sabe quando Murphy vai sorrir pra você e fazer seus clientes desistirem da operação ou surgir algum problema.
Muitos fornecedores farão preços melhores para você comprar em maiores quantidades. Isto é ótimo, mas pode te colocar numa fria. Não adianta você conseguir um bom desconto e depois ter que pagar juros do cheque especial por ter ficado sem capital de giro.
Esta é a lógica do Ponto de Equilíbrio. Quando você compra uma pacote de bala por um real, você invariavelmente terá que faturar mais que um real para pagar esta conta. Talvez seja 1,30, quem sabe 2,00 ou até quem sabe 3,00.
É extremamente importante você conhecer o conceito de Ponto de Equilíbrio.
Se sua formação de preço estiver errada, você terá problemas. Ao cobrar menos do que seria o necessário, você automaticamente precisa vender mais.
Constantemente você deve monitorar sua precificação e avaliar as margens do seu produto. Na maioria das empresas o fator que mais impulsiona os lucros é, justamente, um aumento nos preços.
Muitas vezes na ânsia de vender acabamos oferecendo descontos. Óbvio que, geralmente, é melhor ter um cliente pagando um pouco menos do que não ter cliente nenhum.
Porém, quando o desconto torna-se uma política da empresa, o efeito é exatamente o mesmo que sua precificação estar errada.
Quando você tem clientes que pagam em boleto, cheque ou transferência, crie o processo de enviar um lembrete antes do vencimento. Muitas vezes as pessoas deixam de pagar por desatenção ou descontrole mesmo (principalmente aquelas que não leram este post e não acompanham a 4blue).
Assim, é melhor você lembrar, sutilmente, o seu cliente que a fatura dele vence amanhã – ou em alguns dias.
Ok, o lembrete não deu certo. Portanto, sim, você precisa cobrar o seu cliente. Não tenha medo e muito menos vergonha. Você e seu cliente fizeram um acordo, você cumpriu sua parte, logo ele precisa cumprir a dele.
No caso de prestadores de serviços, principalmente, uma dica interessante é você enviar a cobrança no nome de outra pessoa. Assim, não é você, o próprio prestador do serviço, que vai ficar fazendo a cobrança. Se você não tiver funcionários, invente um! =p
Sabe aquele cliente camarada, mas que sempre atrasa os pagamentos? Tome cuidado ao aumentar as vendas para este sujeito. Se ele já atrasa nos valores atuais, porque você acha que ele não vai atrasar novamente, principalmente se a dívida for maior?!
Isto pode matar a sua empresa. Você tem um ou dois clientes responsáveis pela maior parte das receitas do seu negócio. Se um deles atrasar, ou mesmo rescindir com você, como irá ficar?
Se você conseguir um grande contrato, ótimo, mas não se acomode e continue buscando novos clientes para não deixar tudo em uma única mão apenas.
Neste artigo vimos algumas coisas a respeito das contas a pagar e contas a receber:
Qualquer dúvida, deixa seu comentário aqui abaixo!
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Caso ainda não tenha feito o download gratuito da planilha em Excel de Contas a pagar e a receber, não perca essa última chance.
Basta inserir seus dados e baixar a planilha na sequência (você receberá um e-mail de confirmação também)
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Por Renan Kaminski (deixando o contas a receber e a pagar nos trinques)
Há uns tempos atrás eu estava assistindo a uma palestra sobre marketing. Papo vai, papo vem, em algum momento o palestrante falou algo sobre finanças. Ele soltou a seguinte frase:
“Fluxo de Caixa é tudo igual desde sempre. É entrada menos saída...”
Veja, esta frase não está conceitualmente errada, mas este mito de que “fluxo de caixa é apenas entrada x saída” nos leva para um caminho muito errado.
O relatório de fluxo de caixa pode ser muito mais do que entrada x saída. O Relatório de Fluxo de Caixa pode e deve ser muito mais completo que isso. Na realidade, existe um modelo ideal de Fluxo de Caixa!
Para montar o Fluxo de Caixa corretamente, você precisa ter um bom Plano de Contas.
Aconselho a assistir o vídeo abaixo em que explico sobre estas categorias:
Se não quiser ver o vídeo, pode conferir no post “O que é e para que serve o Plano Contas?”.
Assim, existem 5 tipos de contas de entradas ou saídas que devem constar em seu Fluxo de Caixa:
A partir desta categorização correta, podemos elaborar nosso Fluxo de Caixa corretamente.
Para entender mais sobre, baixe agora o nosso e-book de Gestão Financeira em 5 Passos!
O modelo ideal de Fluxo de Caixa irá seguir esta ordem:
Observe que além das categorias, temos 4 novas nomenclaturas – Margem de Contribuição; Lucro Operacional Antes dos Investimentos; Lucro Operacional; Resultado Líquido.
Resumidamente, um pouco sobre cada um abaixo:
Margem de Contribuição: é o valor que sobra das vendas para pagar as despesas fixas e investimentos. Ou seja, a Margem de Contribuição são as Receitas menos os Custos Variáveis. Na contabilidade também pode ser conhecido como Lucro Bruto.
Lucro Operacional Antes dos Investimentos (LOAI): nada mais é do que a Margem de Contribuição menos as Despesas Fixas. Ele vai lhe dizer o quanto sua empresa lucrou na operação essencial do seu negócio. Ou seja, ele vai dizer se sua empresa é boa ou não.
Lucro Operacional: é o LOAI menos os Investimentos. Esta métrica vai dizer se a operação do seu negócio é rentável ou não. Ou seja, aqui você já recebeu seu dinheiro dos clientes, já pagou todos os custos variáveis, todas as despesas fixas e todos os investimentos. O que sobrar é o seu Lucro Operacional.
Resultado Líquido: é o seu Lucro Operacional mais as Entradas Não Operacionais menos as Saídas Não Operacionais. Basicamente o Resultado Líquido representa a diferença entre todo o dinheiro que entrou no negócio e todo o dinheiro que saiu do negócio.
Este modelo de Fluxo de Caixa vai lhe permitir diversas análises.
Assim, quando alguém lhe disser que Fluxo de Caixa é meramente entradas menos saídas, bem, você já sabe que não é bem assim.
"Fluxo de Caixa é tudo igual..."
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