Contas a Pagar e a Receber
O controle de contas a pagar e contas a receber permite ao gestor uma visão clara do fluxo financeiro da empresa. Perceber uma possível falta de dinheiro permite ao empresário tomar decisões antecipadamente para ajustar seu fluxo financeiro.
Ser empresário é como jogar futebol: sempre “uma caixinha de surpresas”. É verdade, porém você pode diminuir a quantidade de surpresas que acontecem por meio de um bom controle de contas a pagar e contas a receber.
Quanto sua empresa tem a receber na próxima semana?
Quais são as contas a serem pagas?
Quem está lhe devendo? Ou para quem você está devendo?
Ao não saber responder estas perguntas, você não tem as rédeas do negócio sob seu controle. É como se você estivesse montado num cavalo, mas sem rédeas. Ou seja, o cavalo está indo, você está indo junto, mas não necessariamente para o lugar certo!
Para lhe ajudar a ter o melhor controle financeiro possível, desenvolvemos este guia sobre o Contas a Receber e Contas a Pagar.
Resumidamente, neste artigo, você vai:
- Entender o porquê de se controlar o Contas a Pagar e a Receber
- Entender a diferença entre Contas a Pagar/Receber e Planejamento Financeiro
- A estrutura correta e necessária para ter um bom controle
- O passo a passo para controlar o Contas a Pagar e Contas a Receber
- Saber as principais análises que devem ser realizadas
- Ter dicas para manter o contas a pagar e a receber em ordem
- Ter a oportunidade de ter uma ótima ferramenta de controle
Vamos que vamos!
Por que controlar as contas a pagar e a receber?
Óbvio que ninguém prevê o futuro, mas é possível ter uma ótima visibilidade das despesas que devem acontecer e das receitas que devem entrar.
Com um bom controle de contas a pagar e a receber, teremos alguns benefícios importantes em mãos (todos os pontos a seguir servem tanto para entradas quanto para saídas):
- Identificar todas as obrigações de um determinado período. Ex.: o quanto tenho para pagar na próxima semana
- Verificar as contas que não foram pagas. Ex.: quem está devendo para mim
- Não permitir a perda de prazos dos pagamentos
- Antecipar-se a uma possível falta de dinheiro
Ao ter um bom controle das contas a pagar e contas a receber, você enxergará o futuro!
| CASE
Um cliente que atendemos, que tem uma empresa no Tocantins, sabia que “tinha algum nível de inadimplência”.
Quando, em nossa consultoria, pedimos para ele cadastrar todas os valores a receber, ele quase teve um piripaque!
Os valores de inadimplentes eram superiores a um mês inteiro de faturamento!!! Se ele tivesse este controle desde o início, com certeza não teria deixado chegar neste nível!
Planilha de Controle de Contas a Pagar e Contas a Receber
Para facilitar sua vida, estamos disponibilizando GRATUITAMENTE uma ferramenta em Excel de controle de contas a pagar e contas a receber.
Clica no link ou na imagem abaixo pra fazer o download!
Contas a Pagar/Receber versus Planejamento Financeiro
É muito comum nos perguntarem qual é a diferença entre o controle de Contas a Pagar / Receber e o Planejamento Financeiro.
Sim, são coisas diferentes.
O Contas a Pagar / Receber é um controle operacional. Ou seja, nos dá uma visão do que vai acontecer no dia a dia da empresa. Neste tipo de controle, por exemplo, você só vai prever a entrada de dinheiro daquilo que efetivamente foi vendido. Ou então, vai prever as despesas em que há um bom grau de certeza que vão existir.
Já o Planejamento Financeiro tem um viés estratégico. Ou seja, nos dá uma visão do que “gostaríamos” / “prevemos” que vá acontecer. No Planejamento Financeiro você irá prever investimentos, por exemplo, um investimento em assessoria de imprensa, mesmo que este nem esteja contratado ainda, mas que faz parte da estratégia do seu negócio.
Confira abaixo um pequeno resumo das diferenças entre o Contas a Pagar/Receber e o Planejamento Financeiro.
Estrutura Necessária
A sua planilha ou sistema deve ter, ao menos, a seguinte estrutura de cadastro para manter um bom controle:
Data: data prevista de entrada ou saída do dinheiro. Caso já tenha sido pago, a data que de fato entrou ou saiu o dinheiro.
Plano de Contas / Categoria: É o tipo de receita ou despesa. Se é uma conta de luz, água, funcionários, pro-labore, etc. Muita atenção nesta parte! A categorização correta é essencial. Confira mais abaixo onde explicarei um pouco melhor.
Cliente / Fornecedor: É um campo onde você poderá identificar com quem a transação está sendo feita. Dependendo do tipo do negócio isto não será possível. Ex.: uma padaria não tem o registro de quem são os clientes.
Valor a Receber / a Pagar: é o valor que que você irá receber ou pagar no futuro
Valor Recebido / Pago: É o valor que de fato foi recebido ou pago.
Conta Bancária: também é importante ter o controle de por qual conta bancária (ou se foi dinheiro) foi feito o pagamento / recebimento.
A partir daqui as demais informações são opcionais. Você pode ter dados mais específicos do cliente ou fornecedor (CNPJ, por exemplo); valor de multa ou juros, enfim.
Abaixo tem uma imagem da planilha de controle financeiro de contas a pagar/receber da 4blue.
Plano de Contas – categorizando da forma correta
Conforme comentei acima, precisamos nos atentar a criar um Plano de Contas corretamente. Classificar as contas de maneira correta é essencial para permitir análises mais específicas. O plano de contas, inclusive, é a base para se criar um Fluxo de Caixa Perfeito.
Aconselho a assistir o vídeo abaixo em que explico sobre estas categorias:
Se não quiser ver o vídeo, pode conferir no post O que é e para que serve o Plano Contas?.
Assim, existem 5 tipos de contas de entradas ou saídas que devem constar em seu Fluxo de Caixa:
- Receita / Faturamento
- Custos Variáveis
- Despesas Fixas
- Investimentos
- Movimentações Não Operacionais
A partir desta categorização correta, podemos elaborar nosso controle de contas a pagar e a receber corretamente.
Passo a passo para controlar o Contas a Receber e a Pagar
O controle em do contas a pagar / receber não difere muito da contabilização de entradas e saídas de dinheiro. A diferença é que você está lançando em sua planilha (ou sistema), contas futuras, nas quais ainda não houve a entrada/saída de dinheiro.
Portanto, temos basicamente três passos:
1 – Previsão das despesas fixas e investimentos mês a mês
Você irá lançar uma previsão de todas as despesas fixas. Despesas financeiras, empréstimos, contas de luz, água, telefone, internet, aluguel, condomínio, despesas com salários e os respectivos encargos, pro-labore, investimentos em marketing, etc. etc. etc.
Enfim, vai pegar todas as principais contas e vai lançar um valor estimado nas respectivas datas estimadas
E os Custos Variáveis? Os custos variáveis, por estarem diretamente atrelados à venda, são menos previsíveis num certo horizonte de tempo. Assim, aconselhamos a lançar uma previsão mais genérica, sabendo que os valores de custos variáveis podem mudar constantemente.
2 – Previsão dos recebimentos de vendas
Você irá cadastrar todos os recebimentos futuros (os que estão inadimplentes também!) das vendas já realizadas!
Aqui você não está chutando valores, mas sim, colocando os recebimentos que irão acontecer.
3 – Contabilizar as novas contas que chegam
Visto que você não tem bola de cristal, não dá para prever tudo o que vai acontecer. Assim, as novas vendas que vão acontecendo e as novas contas que vão surgindo devem ser lançadas.
Ex.: contratei um prestador de serviço que emitiu o boleto para daqui duas semanas. Esta conta não estava prevista inicialmente, logo, irei cadastrá-la agora.
Em relação as contas que já foram cadastradas anteriormente, ao chegar a fatura, basta você atualizar os valores e a data de pagamento.
Planilha de Controle de Contas a Pagar e Contas a Receber
Por mais que seja relativamente simples criar uma planilha em Excel para fazer este controle, talvez você gaste algumas horas elaborando e ainda não tenha um resultado satisfatório.
Por isso, criamos uma ferramenta em Excel que irá lhe dar todas as informações que você precisa de maneira prática e rápida. E o melhor: estamos disponibilizando de graça. Em nossa loja ela é vendida a mais de 50 reais. Aqui está gratuita 😉
Dicas Pontuais
Abaixo algumas dicas pontuais que podem auxiliar no controle das contas a pagar e a receber:
- Lançar detalhadamente. Mesmo que os dados não sejam 100% previsíveis, lance em sua planilha ou sistema o mais detalhadamente possível. Ex.: ao invés de lançar apenas o valor total de salários, faça o cadastro de salário de cada colaborador. Caso um novo seja contratado, cadastre os salários desta pessoa também.
- Prazo de seis meses a um ano. O interessante é você conseguir manter um contas de seis a doze meses para frente. A dica é: em janeiro, você faz uma previsão até dezembro. Em junho, metade do ano, você atualiza a previsão até a metade do ano seguinte, e assim vai.
- Estime valores. Você não sabe quanto vai vir de conta de luz ou água, mas isto não é motivo para deixar de fazer tal previsão. Utilize valores médios.
- Cadastre fornecedores e clientes. Muita gente perde tempo procurando dados de clientes ou de fornecedores para fazer os pagamentos. Mantenha os dados atualizados numa planilha (ou no próprio sistema, caso use) para não perder tempo.
3 Análises para Fazer
Como sempre falamos em nosso curso de Formação em Gestão Financeira, o objetivo da gestão financeira é ter controles para tomar melhores decisões, logo ter mais lucro.
Então, a partir do controle de contas a pagar e a receber haverá três análises principais a serem feitas.
1 – Você vai ter dinheiro nos próximos 14 dias ou não?
A questão acima é auto explicativa. A primeira análise é justamente sobre como estará seu financeiro a curto prazo. Talvez hoje você tenha dinheiro, mas talvez daqui uma semana não.
O objetivo é antecipar-se a possíveis faltas de dinheiro.
| CASE
Um determinado cliente, empresa de médio porte do Paraná, tinha na data de 21/08 mais de R$ 600.000,00 (seiscentos mil reais) no banco!
Alegria total!!
Porém, por pouco tempo… ao olhar os próximos 14 dias à frente, percebeu-se que havia muitas contas altas para serem pagas e apenas um pequeno recebimento.
Assim, no dia 03/09, os mais de 600 mil virariam “apenas” 100 mil. Porém, todos sabemos que dia 05 é dia de pagamento, logo…
Moral da história: você pode ter muito dinheiro disponível hoje, mas talvez este dinheiro já não esteja mais presente em algumas semanas!
2 – Quem está te devendo? Para quem você está devendo?
A segunda análise é avaliar a inadimplência, tanto da sua empresa como pagadora quanto dos seus clientes.
Em nossa Ferramenta de Contas a Pagar e a Receber em Excel, por exemplo, conseguimos facilmente filtrar todas as contas que estão atrasadas.
A partir desta análise você terá que decidir se:
- Mantém a conta atrasada | Não cobra o cliente que atrasou
- Renegocia o pagamento | Cobra o cliente
- Paga a conta em atraso
3 – Até o final do ano, como está a situação?
Este é o que gosto de chamar de “Índice da Coceira”. Você vai visualizar a diferença entre todas as entradas e saídas previstas.
No exemplo acima, a empresa tem cerca de 25 mil reais a mais de contas a pagar até o final do ano. Logo, vai ter que se coçar para aumentar os recebimentos!
Lembrando que com certeza as despesas serão ainda maiores, visto que muitas contas chegam “sem aviso prévio”.
6 Dicas para manter as Contas a Pagar sob controle
Faça orçamentos
Acredite: nem sempre o primeiro resultado do Google ou o fornecedor com que você trabalha há algum tempo tem o melhor custo x benefício. Principalmente nos gastos grandes, mas também nas despesas pequenas, faça diferentes orçamentos para conseguir os melhores preços.
Negocie
Depois de fazer alguns orçamentos, negocie melhores preços ou condições. O máximo que vai acontecer é o seu fornecedor não reduzir o preço. Você tem muito a ganhar e nada a perder. Portanto, não tenha vergonha.
As grandes empresas tem, conhecidamente, uma política muito forte de negociação com os fornecedores/prestadores de serviço.
Vista a carapuça do “cara mau”
De tempos em tempos (agora para começar e daqui uns quatro meses novamente), vista a carapuça do “gestor mãos de tesoura”. Ou seja, vá linha a linha do seu fluxo de caixa procurando por opções de economia. Faça novos orçamentos, negocie, cancele, enfim.
Tem uma frase que resume bem essa lógica: “Custo é igual unha. Sempre tem que cortar”.
Gaste depois de receber
Por muitas vezes sua empresa terá ótimos meses de venda. Porém, vender é diferente de receber.
Logo, não assuma compromissos com base num dinheiro que ainda não entrou – nunca se sabe quando Murphy vai sorrir pra você e fazer seus clientes desistirem da operação ou surgir algum problema.
Tome cuidado com o excesso de estoque
Muitos fornecedores farão preços melhores para você comprar em maiores quantidades. Isto é ótimo, mas pode te colocar numa fria. Não adianta você conseguir um bom desconto e depois ter que pagar juros do cheque especial por ter ficado sem capital de giro.
Entenda que um real de despesa não equivale a apenas um real de receita
Esta é a lógica do Ponto de Equilíbrio. Quando você compra uma pacote de bala por um real, você invariavelmente terá que faturar mais que um real para pagar esta conta. Talvez seja 1,30, quem sabe 2,00 ou até quem sabe 3,00.
É extremamente importante você conhecer o conceito de Ponto de Equilíbrio.
6 Dicas para melhorar as Contas a Receber
Acerte na precificação
Se sua formação de preço estiver errada, você terá problemas. Ao cobrar menos do que seria o necessário, você automaticamente precisa vender mais.
Constantemente você deve monitorar sua precificação e avaliar as margens do seu produto. Na maioria das empresas o fator que mais impulsiona os lucros é, justamente, um aumento nos preços.
Tome cuidado com descontos
Muitas vezes na ânsia de vender acabamos oferecendo descontos. Óbvio que, geralmente, é melhor ter um cliente pagando um pouco menos do que não ter cliente nenhum.
Porém, quando o desconto torna-se uma política da empresa, o efeito é exatamente o mesmo que sua precificação estar errada.
É melhor lembrar antes do que cobrar depois
Quando você tem clientes que pagam em boleto, cheque ou transferência, crie o processo de enviar um lembrete antes do vencimento. Muitas vezes as pessoas deixam de pagar por desatenção ou descontrole mesmo (principalmente aquelas que não leram este post e não acompanham a 4blue).
Assim, é melhor você lembrar, sutilmente, o seu cliente que a fatura dele vence amanhã – ou em alguns dias.
Se tiver que cobrar, cobre!
Ok, o lembrete não deu certo. Portanto, sim, você precisa cobrar o seu cliente. Não tenha medo e muito menos vergonha. Você e seu cliente fizeram um acordo, você cumpriu sua parte, logo ele precisa cumprir a dele.
No caso de prestadores de serviços, principalmente, uma dica interessante é você enviar a cobrança no nome de outra pessoa. Assim, não é você, o próprio prestador do serviço, que vai ficar fazendo a cobrança. Se você não tiver funcionários, invente um! =p
Fique de olho nos clientes “atrasadinhos”
Sabe aquele cliente camarada, mas que sempre atrasa os pagamentos? Tome cuidado ao aumentar as vendas para este sujeito. Se ele já atrasa nos valores atuais, porque você acha que ele não vai atrasar novamente, principalmente se a dívida for maior?!
Não dependa de poucos clientes
Isto pode matar a sua empresa. Você tem um ou dois clientes responsáveis pela maior parte das receitas do seu negócio. Se um deles atrasar, ou mesmo rescindir com você, como irá ficar?
Se você conseguir um grande contrato, ótimo, mas não se acomode e continue buscando novos clientes para não deixar tudo em uma única mão apenas.
É isso o que acontece quando você não segue as doze dicas acima!
Recapitulando
Neste artigo vimos algumas coisas a respeito das contas a pagar e contas a receber:
- Este controle lhe dará uma previsibilidade maior e maior tempo de ação para alguma tempestividade (que bonita essa palavra!) financeira
- Contas a Pagar/Receber é diferente de Planejamento Financeiro. O primeiro tem um enfoque no dia a dia, enquanto o segundo é mais estratégico.
- O cadastro das contas a receber e a pagar segue três passos básicos: cadastrar as despesas fixas; cadastrar os recebimentos das vendas já realizadas e; contabilizar as novas contas que chegam
- Lembre das dicas pontuais: Lançar detalhadamente; Prazo de seis meses a um ano; Estime valores; Cadastre fornecedores e clientes
- Faça as três análises essenciais: análise dos próximos 14 dias, inadimplência e uma visão até o final do ano
- E, por fim, siga as doze dicas para manter o contas a pagar sob controle e para melhorar o contas a receber.
Qualquer dúvida, deixa seu comentário aqui abaixo!
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Planilha de Controle de Contas a Pagar e Contas a Receber
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Por Renan Kaminski (deixando o contas a receber e a pagar nos trinques)
