Talvez você nem imaginasse que era possível haver tantos erros na gestão financeira de um pequeno negócio.

Pois bem, é sim possível!

Reunimos aqui todos os erros mais comuns que identificamos ao longo dos anos nas centenas de clientes que atendemos.

Algumas coisas vão ser super simples e pontuais, já outras um pouco mais complexas de serem resolvidas.

Algumas falhas mais importantes irão colocar você no nível Falêncio ou Marreco de gestão financeira (em nosso curso gratuito na primeira aula você faz o diagnóstico para saber seu nível de gestão financeira), já outras pontuais só irão atrapalhar sua análise – o que também é grave.

 

Os 5 Pilares da Gestão Financeira

Dentro de nosso método de trabalho, identificamos 5 pilares essenciais para sua gestão financeira empresarial.

Não vou entrar aqui nos detalhes.

Para você saber, são:

• Separação das Finanças Pessoais e Empresarias;

• Controle Financeiro;

• Demonstrativos Financeiros;

• Análises Financeiras; e

• Segurança Financeira

 

Para deixar o conteúdo mais organizado separei os 51 erros nestes cinco pilares.

Preparado?

Vamos lá!

Pilar 1 da Gestão Financeira – Separar Finanças Pessoais Das Finanças Empresariais

Neste primeiro pilar temos 5 erros comuns.

Com certeza este é um dos pilares menos respeitado pela maioria dos empresários =\

1. Não estabelecer um salário fixo para os sócios

Esta é uma falha que acomete a grande maioria das pequenas empresas. Mistura-se o dinheiro do negócio com o dinheiro do sócio.

Isto é muito errado e com certeza diminui em muito o crescimento da sua empresa

 

2. Fazer novas retiradas sempre que o sócio precisa de dinheiro

O caixa da empresa não é caixa eletrônico!

Se você quer fazer uma viagem e precisa de mais dinheiro, problema é seu.

Você deve ter seu salário fixo como um funcionário qualquer e se organizar para fazer seu dinheiro pessoal render.

 

3. Registrar como pro-labore (ou retirada de lucros) o reembolso de quando o sócio pagou uma conta da empresa com seu dinheiro pessoal

Exemplo: o sócio fez compras de equipamentos de informática no valor de 400,00 para a empresa usando o cartão de crédito pessoal. Então, na data da fatura, transferiu da conta da empresa para sua conta pessoal os 400,00 – um simples reembolso.

Muitos empreendedores fazem este lançamento como uma retirada para o sócio, ou então lançam como “Reembolso” nos controles financeiros.

Ambas as formas estão erradas. Gerencialmente deve-se contabilizar como “Compra de equipamentos de informática” (ou a categoria que o valha), pois esta é a destinação real.

 

4. Retirar um salário proporcionalmente alto

Geralmente acontece quando não há a separação das contas física e jurídica, mas as vezes acontece quando essa separação existe.

Você merece um bom salário, com certeza, mas tome cuidado para que você não esteja matando a empresa com seus altos ganhos pessoais.

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Fecha parênteses.

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5. Pagar uma conta pessoal e contabilizar como se fosse da empresa

Exemplo: o dono da empresa foi ao mercado e por algum motivo inexplicável passou o cartão da empresa ao invés do cartão pessoal.

Este registro não pode ser feito como “Alimentação” ou “Supermercado”.

Não. Deve ser lançado como um “Pro-labore” e ser descontado do dono da empresa no mês seguintes.

 

Pila 02 da Gestão Financeira – Controles Financeiros

Aqui identificamos o maior número de erros – 18 ao total.

Alguns serão super pontuais (mas que fazem diferença na hora da análise), enquanto outros muito mais estratégicos e atrapalham o financeiro como um todo

6. Não ter um controle financeiro

Este aqui é inaceitável né. Me recuso a fazer comentários sobre…

Passaprapróxima!

 

7. Não ter um sistema de controle – seja um Excel, seja um sistema

É menos pior que o acima, mas ainda muito ruim.

Se você faz o controle financeiro no caderno, por favor venha logo pro século XXI!

O controle financeiro no caderninho até dá certo, porém você perde uma infinidade de análises e simulações que um bom Excel ou um sisteminha lhe permitiriam.

 

8. Ter um controle em Excel não automatizado

Este erro é mais comum. São poucas as pessoas que entendem realmente de Excel e por isso acabam fazendo um controle não automatizado, isto é, você tem diversas abas ou mesmo planilhas diferentes para fazer o controle e quase nada conversa entre si.

Nessa brincadeira você perde um tempão e fica com suas análises prejudicadas.

(A 4blue tem uma planilha de controle financeiro excepcional. #FicaDica)

 

9. Não contabilizar absolutamente todos os centavos

Sabe aqueles 33 centavos de juros ou aquela taxa de boleto de 2,50?

Também precisa ser contabilizadas! Muito empreendedor acaba deixando passar alguns valores, principalmente aqueles que caem diretamente na conta bancária – e a explicação está no tópico abaixo.

 

10. Fazer a contabilização a partir dos boletos e notas fiscais – ao invés de usar o extrato bancário

É um detalhe no processo, mas que faz toda a diferença.

O ideal é que você faça a contabilização de entradas e saídas a partir dos extratos bancários. Primeiro que isso evita que valores que caem direto na conta sejam esquecidos (vide item acima).

Segundo que permite que você faça a conciliação bancária (vide item abaixo).

 

11. Não fazer a conciliação bancária – ou seja, o saldo do banco não bate com o saldo da planilha

Este é um fator determinante dentro da sua gestão financeira.

Os saldos da sua planilha precisam bater milimetricamente com os saldos reais do banco.

Esta é a única forma de garantir que você, de fato, registrou todas as movimentações, pois se você errou uma coisinha apenas, os saldos já não irão mais bater.

Se você não sabe qual é a sensação do gif abaixo, você não sabe o que é felicidade verdadeira!!!

 

12. Não ter um controle extra das entradas e saídas em dinheiro vivo

Principalmente para empresas que movimentam dinheiro vivo. Os recebimentos ou pagamentos em dinheiro não deixam um registro como na conta bancária.

Então você precisa ter uma forma de registrar tudo o que acontece em dinheiro durante o dia. Neste caso pode-se usar um caderninhoa 😉 Mas depois tem que passar tudo para o controle oficial.

 

13. Não fazer abertura e fechamento de caixa

Este é um paralelo com o item anterior.  Principalmente em empresas que atendem o público geral e, por isso, movimentam muito dinheiro vivo, é necessário fazer uma abertura e fechamento de caixa.

Isto é, no início do dia confere-se e registra-se quanto de dinheiro há e no final do dia faz o mesmo processo. É a mesma ideia da conciliação bancária: o saldo final de dinheiro tem que ser igual ao registrado no caderno / planilha / sistema.

 

14. Não fazer o controle de contas a pagar e contas a receber

Uma função essencial da gestão financeira é aumentar a previsibilidade do negócio.

Assim, não ter o registro da previsão das contas a pagar e das contas a receber (referentes às vendas realizadas) é um erro grave.

 

15. Não fazer os lançamentos financeiros frequentemente

Sabemos que sentar na frente do Excel ou de um sistema para fazer o controle financeiro não é a atividade mais divertida da vida. Mas mesmo assim, você precisa implementar uma rotina de NO MÍNIMO fazer os lançamentos financeiros uma vez por semana.

Se você deixa para fazer o controle financeiro apenas uma ou duas vezes por mês você aumenta em muito suas chances de erro e sem falar que demora mais para visualizar a situação da empresa.

 

16. Não separar os gastos entre custos variáveis, despesas fixas, investimentos e saídas não operacionais

No decorrer dos anos nós desenvolvemos um método que acreditamos ser ideal para o registro das contas da empresa. Este plano de contas (neste artigo falamos mais sobre isso), precisa ter as macro contas acima.

O problema é que muitos softwares, como Conta Azul e ZeroPaper não vêm de fábrica com esta categorização e, por isso, acabam fazendo com que o empresáio não consiga enxergar a informação da maneira mais adequada.

 

17. Não separar as entradas entre receitas e entradas não operacionais

Receita é o dinheiro que entrou das suas vendas. Ok, sem novidade.

Mas existem as “Entradas Não Operacionais”, que são entradas de dinheiro que não fazem parte da operação do negócio, tal como entradas de empréstimos ou mesmo da venda de um equipamento usado.

O problema é que muitos empresários (e até mesmo sistemas) acabam colocando tudo no mesmo bolo. Resultado: você olha um número e pensa que recebeu bastante dinheiro, quando na realidade uma grande parte desta grana veio um empréstimo obtido.

Estes detalhes fazem toda a diferença na hora de analisar os números.

 

18. Criar categorias de contas excessivas

O seu Plano de Contas não deve nem ser simplista demais, mas nem ter específico demais.

Já vimos casos de clientes que tinham mais de 200 categorias diferentes. Imagina na hora de achar em qual lugar vai aquela despesa em específico?!

A dica simples é: você não deve colocar os fornecedores nas categorias de plano de contas. Exemplo: você cria uma única categoria “Alimentação” ao invés de cadastrar os restaurantes / fornecedores de quem a empresa consome.

 

19. Criar categorias de contas genéricas demais

Não é raro você encontrar categorias super genéricas que acabam virando verdadeiros coringas na hora de registrar as movimentações.

Tais como: “institucional”, “outras saídas”, “mensalidades”, “pagamentos”, “despesas”, etc.

Na prática, qualquer coisa entra nestas categorias e aí na hora de analisar os números tudo fica prejudicado!

 

20. Contabilizar as vendas em cartões ao invés dos efetivos recebimentos

Quanto falamos de controle financeiro para pequenas empresas, sempre registrar as movimentações conforme elas efetivamente entram ou saem da conta.

Assim, as vendas em cartão, devem ser registradas nas respectivas datas que, de fato, entraram na conta e não na data de venda.

Sem este detalhe, inclusive, dificilmente você vai conseguir fazer a conciliação bancária.

 

21. Repassar cheques de clientes para pagar fornecedores – e pior: não contabilizar esse cheque repassado

Esta é uma prática que vem da época da CPMF para evitar os encargos da entrada e saída de dinheiro da empresa.

Esta política dificulta bastante a organização do que está entrando e saindo de dinheiro. O ideal é não fazer.

Mas caso seja feito, quando você repassa o cheque, você deve registrar a entrada daquele dinheiro na sua empresa e saída do dinheiro para quem você repassou o cheque. Assim você mantém o registro daquilo que entrou e saiu, mesmo que não tenha passado diretamente pela conta.

 

22. Contabilizar contas com naturezas diferentes num único lançamento (ex.: salário fixo + variável)

Como expliquei acima, existem 6 macro categorias de contas: receitas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos, entradas não operacionais e saídas não operacionais.

As vezes uma única saída de dinheiro pode estar em diferentes categorias. Exemplo: paguei 2.000 ao meu vendedor. Porém, destes dois mil, 1.200 é o salário fixo e 800 é a comissão de vendas.

Apesar de ter feito uma única transferência de 2.000, o ideal é que você lance esta movimentação duas vezes, uma registrando a despesa fixa com o salário e outra registrando o custo variável com a comissão.

 

23. Contabilizar pagamento de cartão de crédito num único lançamento

É parecido com a situação acima. Cartão de crédito é um meio de pagamento e não uma conta em si.

Desta forma, o total que foi pago de cartão deve ser destrinchado em vários lançamentos com suas respectivas categorias.

Exemplo: paguei 1.800 de cartão de crédito. Os lançamentos ficaria mais ou menos assim:

• Compra de equipamentos de informática 700,00
• Anúncios Facebook Ads 400,00
• Anúncios Google Ads 500,00
• Softwares 200,00

 

Pilar 03 da Gestão Financeira – Demonstrativos Financeiros

No terceiro pilar da gestão financeira temos mais 6 erros comuns.

24. Não ter um Relatório de Fluxo de Caixa

O relatório de Fluxo de Caixa deve ser o braço direito do seu negócio.

E não adianta meramente visualizar as entradas versus saídas. Existe um modelo perfeito de Fluxo de Caixa que irá lhe dar uma série de informações extremamente relevantes

 

25. O relatório de Fluxo de Caixa não segue o modelo perfeito

Quando o empresário tem um relatório de FC, geralmente está muito aquém do que deveria ser – os próprios softwares financeiros não ajudam muito.

Nos últimos sete anos aprimoramos a metodologia tradicional do Fluxo de Caixa até chegarmos no que consideramos um modelo perfeito. Criamos um infográfico explicando melhor esse método. Confere aqui.

 

26. Não conseguir visualizar os gastos com Custos Variáveis, Despesas Fixas, Investimentos e Movimentações Não Operacionais

Estes conceitos não são invenções da 4blue. Na verdade eles farão toda a diferença na hora de analisar os seus números.

Porém, a maioria (pra não dizer todos) os sistemas não dão todas essas informações.

Veja abaixo o modelo de Fluxo de Caixa de um dos softwares mais famosos do Brasil:

Todas as informações importantes que citei não aparecem claramente ali.

 

27. Não ter gráficos que facilitem a visualização e tomada de decisão

Sabe aquela coisa de que uma imagem vale mais do que mil palavras?

Então, um gráfico vale mais do que mil linhas no Excel!

 

28. Perder muito tempo para criar uma planilha de análise

Lá em cima eu comentei sobre a necessidade de ter uma ferramenta que não gere retrabalho.

No dia primeiro de cada mês seu financeiro deve estar fechado e toda a parte de análise pronta para ser analisada!

 

29. Não conseguir visualizar o “Índice da Coceira”

O “Índice da Coceira” (este nome é criação nossa) é quando você visualiza o quanto tem a pagar e o quanto tem a receber dentro de um período futuro.

Na grande maioria das vezes o a pagar vai ser beeem maior que o a receber e isso vai te dar uma coceira danada para correr atrás do lucro!

 

Pilar 04 da Gestão Financeira – Finanças Estratégicas

Aqui a probabilidade de você estar cometendo erros aumenta muito.

Mesmo aqueles que tem um bom controle financeiro, raramente saem-se bem nesta parte mais estratégica. Mais 12 erros listados

30. Entender o controle financeiro como um fim em si mesmo

O controle financeiro é um MEIO e não um fim. O controle é um meio para você ter uma boa Gestão Financeira.

Muitos empresários simplesmente controlam todas as entradas e saídas, mas não transformam isso em informações relevantes para o negócio.

 

31. Não fazer uma análise detalhada dos números todo mês

É uma consequência do comportamento acima. Todo início de mês você deve sentar e analisar seus demonstrativos, gráficos e demais informações financeiras.

32. Não conhecer o conceito e/ou não ter o cálculo da Margem de Contribuição

Este é um dos conceitos mais importantes dentro da gestão financeira de uma pequena empresa. Porém a maioria dos empresários desconhece tal conceito.

E o pior: muitos sistemas nem sequer oferecem esta informação tão importante. Confere aqui a explicação sobre a margem de contribuição.

 

33. Não conhecer e/ou não calcular o Ponto de Equilíbrio

Você sabe o que é o Ponto de Equilíbrio do seu negócio?

E sabe qual é este valor médio que você deve alcançar?

Se respondeu não para alguma, temos um erro grave! Mas nada que não seja resolvido na aula 04 do nosso curso gratuito^^

 

34. Não ter um Planejamento Financeiro para, pelo menos, os próximos 6 meses

Não temos como saber o que vai acontecer no futuro, mas podemos definir aquilo que correremos atrás.

O Planejamento Financeiro é a base para você estipular metas coerentes que não são apenas baseadas no faturamento do negócio.

 

35. Não conhecer a necessidade de Capital de Giro do negócio

Grande parte das empresas que morrem em menos de dois anos não tinham um correto capital de giro no início da sua operação.

Saber (e ter) o capital de giro pode ser a diferença entre a vida e a morte do seu negócio – principalmente em comércios e indústrias.

 

36. Não fazer a Análise Vertical e Horizontal do seu Fluxo de Caixa

Essas análises vão lhe ajudar a identificar a evolução das contas e sua representatividade dentro do todo.

Não ter o Fluxo de Caixa é um erro gravíssimo! Ter um relatório, mas não fazer estas duas análises significa que você está deixando de um lado um potencial enorme de melhorar seu financeiro.

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Se por algum motivo nessa vida você ainda não se inscreveu no nosso curso financeiro gratuito, aproveita para fazer agora!

Olha só o que o empresário Aércio falou sobre nosso curso ^^

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37. Não realizar pelo menos uma vez por ano uma sessão de redução de custos

Como se fiz, custo é igual unha, sempre cresce e sempre tem que cortar.

Pelo bem do seu negócio, dedique algumas horas, uma ou duas vezes por ano, para identificar oportunidades de cortar custos.

(nós temos um e-book com 44 dicas que lhe darão o caminho a seguir)

 

38. Não saber o mínimo que os investimentos em marketing precisam retornar para se fazer valer

Investir 1 real em marketing e retornou 2 em vendas. Está bom, certo?

Não sei. Talvez sim, talvez não. Você precisa ter esse cálculo na ponta do lápis, pois se não pode estar jogando bastante dinheiro fora sem nem saber!

 

39. Não realizar simulações de cenários

Simular cenários é trabalhar com o “e se”.

Vai lhe ajudar a identificar mais claramente as consequências financeiros dos seus planos para o negócio.

 

40. Pensar na empresa com a cabeça de pessoa física

Este é um erro grave, mas muito comum. Você olha sua empresa com a cabeça de pessoa física.

Assim, enxerga um montante de 100 mil reais, por exemplo, como muito dinheiro, quando talvez para a empresa isso seja muito pouco.

Isso faz com que você gaste dinheiro com supérfluos que o negócio não precisa.

Enfim, traz uma infinidade de problemas quando você gere o dinheiro do negócio pensando como cabeça de pessoa física.

 

41. Não trazer a inteligência que os números podem proporcionar ao seu negócio

Simplesmente registrar entradas e saídas não quer dizer que você tenha gestão do dinheiro.

A Gestão Financeira pode lhe trazer uma série de informações e análises que vão fazer suas decisões serem cada vez melhores.

Porém, para isso acontecer, você precisa aprender e fazer tais análises!

 

Pilar 05 da Gestão Financeira – Segurança Financeira

Os últimos 10 erros não são menos importantes.

Na prática, a segurança financeira será uma mera consequência de todo o resto.

42. Não ter uma reserva financeira de, pelo menos, 4 meses

Sabe aquela história de “vender o almoço para comprar a janta”?

É inaceitável uma empresa viver nessa situação, sempre tendo que faturar hoje para pagar as contas de amanhã. Você precisa gerar, com o tempo, uma reservar de dinheiro que lhe garanta, pelo menos, 4 meses de operação, mesmo que seu faturamento vá a zero.

 

43. Ter o “costume” de entrar no cheque especial

Tem empresário que conta com o cheque especial como se fosse parte da conta correte.

Isto é uma prática gravíssima e que custa muito caro.

Os juros de cartão de crédito e de cheque especial no Brasil são os maiores do mundo!

 

44. Ter um limite de cheque especial alto demais

É uma consequência da prática acima.

O gerente do banco amigão vai aumentando seu crédito e você vai se enterrando num buraco cada vez mais fundo.

 

45. Ter vergonha de renegociar contas ou pedir prazos ou descontos

Não é vergonha negociar. Na verdade, as empresas que mais negociam, pedem prazos e descontos são justamente as grandes empresas.

Não é a toa que elas se tornaram grandes né…

 

46. Ter lucro operacional muito baixo – ou mesmo negativo

O Lucro Operacional (conforme ensinamos em nosso infográfico sobre Fluxo de Caixa) indica se a operação do seu negócio está rendendo dinheiro ou não.

Se o seu lucro operacional for consistentemente muito baixo ou mesmo negativo, só existe uma consequência: sua empresa vai quebrar.

 

47. Fazer retiradas de lucros excessivas

Esta é uma consequência do “pensar com a cabeça de pessoa física”. Quando o negócio tem lucro, o sócio acaba pensando mais no seu conforto pessoal do que na empresa e acaba retirando uma parte expressiva dos lucros.

Numa queda das vendas ou outra situação, esta ausência de reserva financeira pode fazer muita diferença.

 

48. Estender demais o “delay da esperança”

Eu chamo de “delay da esperança” a espera que nós temos entre a ação e o resultado esperado. Ex.: faço um anúncio no Facebook para angariar clientes. Preciso esperar alguns dias (delay) na esperança para ver se vai começar a dar resultado ou não.

O problema é quando você alonga demais essa espera. Muitas empresas já deveriam ter mudado completamente os seus negócios – ou até mesmo fechado as portas – mas continuam na esperança de que as coisas vão se resolver.

 

49. Esquecer que resultados passados não são garantia de resultados futuros

Quando se fala de investimentos financeiros, é muito comum ouvir que “rentabilidade passada não é garantia de rentabilidade futura”.

O mesmo vale para seu negócio: não é só porque nos últimos dois anos a empresa foi lucrativa que há garantias que este ano também será.

 

50. Ser ousado demais no crescimento da empresa

O empreendedor para crescer tem que ser ousado. Fato.

O problema ocorre quando a empresa toma uma ação que requer um grande investimento. Se tudo der certo, maravilha, mas o problema é se não der certo. Você descapitalizou a empresa e, muitas vezes, ainda contraiu dívidas para este projeto que não dará retorno.

 

51. Ser ousado de menos no crescimento da empresa

O inverso do item anterior também é verdadeiro. Se empresa sempre ficar na sua mesmice, sem se renovar, sem investir, pode ser aquilo que deu certo até então já não traga mais os mesmos resultados.

 

52. [Extra] Identificar todos estes erros e não fazer nada a respeito

Acredito que este seja o pior erro de todos. Muitos dos acima podem acontecer por pura ignorância – no sentido de realmente ignorar o conhecimento.

Porém, agora você já sabe da existência de todos estes erros e percebeu quais você comete.

Não fazer nada a respeito desses erros, é o maior erro de todos!

E a primeira coisa que você pode fazer é se inscrever no curso gratuito que criamos!

Nosso objetivo é impactar 100 mil empresários, fazendo com que eles tenha uma gestão financeira mais profissional.

Um dos meios que faremos isso é justamente com este curso grátis de gestão financeira para pequenas empresas.

Então aproveita esta última chamada e comece agora mesmo! 😉

 

Renan Kaminski(cometendo o menor número de erros possível na gestão financeira da empresa)