“Será que minha empresa dá lucro?”

Essa é uma das perguntas mais frequentes que recebemos, principalmente no caso de empresas que estão em situação de dívidas.

 

O instrumento essencial que você vai usar para descobrir esse número é o RELATÓRIO DE FLUXO DE CAIXA, mas não aquele relatório que você vê basicamente entradas x saídas.

 

ALERTA FOFURA: ao final desse post, deixaremos aqui um link para você baixar nossa planilha que oferece opções mais avançadas para você fazer seu fluxo de caixa corretamente 😘😍

 

Não significa que precisa ser complexo, mas é preciso ter claramente à sua frente informações que irão possibilitar o cálculo da lucratividade da sua empresa.

 

E essas informações fundamentais é o que iremos mostrar agora.

 

Para ilustrar como é feita essa conta, vamos imaginar, por exemplo, que você venda impressoras.

 

E que a média de preço das suas impressoras é de R$ 599,00

 

Esse valor de entrada será lançado no campo RECEITA na sua planilha do fluxo de caixa. É o primeiro preenchimento que deve ser feito.

 

Maaaaas...  desses 599 reais serão retirados alguns valores.

Se o cliente realizou o pagamento para você em cartão, desconte o valor da taxa que o cartão come…

 

Retire também uma parte foi para o Imposto sob a Nota Fiscal (é a parte que mais dói, a gente sabe);

 

Para vender a impressora, você teve que comprar (ou produzir). Então, uma boa parcela foi para os fornecedores…

 

Também é preciso tirar o frete e outros custos que foram necessários para fazer essa impressora chegar até o ponto de venda.

 

UFA!

 

Todos esses custos que nós tiramos nessa primeira etapa fazem parte do CUSTO VARIÁVEL. Eles estão diretamente atrelados à sua receita. Quanto mais você vende, mais custo variável você tem.

 

E entender essa dinâmica é fundamental para seu negócio.

 

A partir daqui temos o primeiro conceito a ser traçado:

 

RECEITA - CUSTO VARIÁVEL = MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (ou lucro bruto)

 

Entendido?

 

Mas não acaba por aqui.

 

Você também terá outros custos para retirar dessa venda:

- Tarifa bancária

- Tarifas do contador

- Aluguel

- Condomínio

- Salário da equipe

- Salário dos sócios

E mais uma série de valores classificados como DESPESAS FIXAS. Essas são despesas que, faça chuva ou faça sol, você terá que arcar.

 

 

Água e energia elétrica, por exemplo, são despesas fixas mesmo que os valores sejam diferentes por mês. Porque não importa se você vender ou não, essas despesas serão cobradas de você, mesmo que o mínimo.

 

Os gastos fixos não estão necessariamente atrelados às suas vendas.

 

Percebe que, com esses dados, estamos montando um relatório estrutural da sua empresa?

 

A próxima conta que precisamos fazer então é:

 

MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO - DESPESAS FIXAS = LOAI

 

LOAI significa LUCRO OPERACIONAL ANTES DOS INVESTIMENTOS

 

E isso é o Arroz com Feijão do seu negócio.

 

Isso quer dizer que se você recebeu dinheiro, pagou os custos variáveis, pagou os custos fixos e acabou o dinheiro antes do LOAI… SEU NEGÓCIO ESTÁ RUIM. 😢

 

Ele precisa se positivo na maior parte do tempo.

 

Agora… Se você conseguiu fazer sobrar um dinheirinho nessa terceira fase, é hora de calcular os números que farão sua empresa crescer…

 

Marketing, Estrutura física, mobiliário, reformas, computadores, máquinas, consultoria, treinamentos e quaisquer outros investimentos.

 

Esses investimentos são gastos que você faz pretendendo ter um retorno a curto, médio e longo prazo.

 

Então, recapitulando tudo que calculamos até aqui:

 

RECEITA - CUSTO VARIÁVEL = MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (ou lucro bruto)

MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO - DESPESAS FIXAS = LOAI

 

E agora temos a seguinte conta:

 

LOAI - INVESTIMENTOS = LUCRO OPERACIONAL

 

O que significa Lucro Operacional?

Isso é o que indica se a sua operação dá lucro ou não.

 

É o resultado final do que entrou na sua estrutura por causa do seu operacional e que sobrou depois de você pagar seus custos fixos e variáveis e ainda investir no crescimento da empresa.

 

Além desses dados, no seu fluxo de caixa precisam constar outros 2 tipos de lançamento que eventualmente sua empresa venha a ter e são classificadas como entrada ou saída NÃO OPERACIONAL)

 

Entrada não operacional são, por exemplo, capitações de empréstimo (não podem ser colocadas como receita porque essa entrada de dinheiro não dependeu do desempenho da operação da sua empresa)

 

Saída não operacional são, por exemplo, o pagamento de empréstimos, distribuição de lucros, pagamento de juros e qualquer outra saída que não dependeu do desempenho da operação da sua empresa.

 

Ao final de tudo, o resultado final do seu fluxo será o chamado RESULTADO LÍQUIDO.

 

Onde está a chave de ouro da análise do fluxo de caixa?

 

Uma situação que vemos acontecer é quando a empresa está 100% até a hora do LOAI, porém o empresário joga muito dinheiro na parte do Investimento.

 

Ou seja, todo o dinheiro que sobra ele investe. Além de não sobrar nada para as próximas etapas, não dava retorno.

 

Com isso, o Lucro Operacional fica negativo.

 

Em outros casos, o Lucro Operacional é positivo, mas as saídas Não Operacionais são muito grandes e o resultado líquido fica negativo.

 

O cenário ideal é fazer seu contas chegarem no Lucro Líquido com sobra.

 

Quanto? Depende do seu tipo de negócio. A 4blue como prestadora de serviço tem uma média de Lucro Líquido de 30% ao mês.

 

Mas nós só conseguimos chegar nesses resultados porque trabalhamos bem cada uma das etapas dos cálculos.

 

Veja cada etapa como pontos de melhoria que sua empresa pode ter.

Essa é a vantagem de ter uma estrutura detalhada como a que criamos na 4blue para fazer o controle de fluxo de caixa: você vê claramente os indicadores que precisam melhorar para chegar ao lucro máximo que sua empresa pode gerar.

 

Apenas trabalhar com DESPESA X RECEITA = SALDO não dá uma noção exata do que precisa ser mudado, concorda?

 

Então, bora pra action...

 

AQUI ESTÁ A PLANILHA ESTRUTURADA PARA ANÁLISE DE FLUXO DE CAIXA.

Faça esse preenchimento detalhado e Bons Lucros!

 

 

Precisamos encarar a realidade: talvez você já tenha se perguntado isso.

Se não, eventualmente pode vir a ter essa reflexão sobre seu negócio.

Se você está no primeiro grupo, que já pensou em fechar a empresa, leia esse texto com seriedade (por mais que não seja agradável). Caso esteja no segundo grupo, é bom saber o que analisar caso este momento chegue.

Vamos lá... na prática podem existir centenas de motivos que podem fazer você querer fechar seu negócio. Desde “perdi o tesão” até “ganhei na loteria”.

A 4blue é especialista em finanças, então vou analisar FINANCEIRAMENTE quando talvez seja o momento de encerrar a operação do seu negócio, ok? O assunto é mais complexo do que pode ser tratado em poucos parágrafos, mas mostrarei de forma simples...

Olhando apenas financeiramente, uma empresa deixa de fazer sentido quando ela para de gerar riqueza aos sócios. Pior ainda é quando ela começa a gerar dívidas para os sócios.

“Renan, quer dizer, então que se a empresa está endividada está na hora de fechar as portas?”

É um indicativo, mas não necessariamente.

Existe um indicador que vai lhe mostrar claramente quando seu negócio já não tem sustentabilidade:

É o LUCRO OPERACIONAL (ou Saldo Operacional, ou Resultado Operacional, enfim).

Dentro da metodologia financeira desenvolvida pela 4blue, geramos um relatório que tem – de forma ultra simplificada – a seguinte estrutura:

RECEITAS

(-) CUSTOS VARIÁVEIS

(-) DESPESAS FIXAS

(-) INVESTIMENTOS

***= LUCRO OPERACIONAL***

Assim, o Lucro Operacional é a diferença entre todas as entradas operacionais e saídas operacionais, isto é, o dinheiro que faz parte da operação do negócio: fornecedores, impostos, salários, prestadores de serviços, salário dos sócios, investimentos em marketing, etc. etc. etc.

>>Atente-se: nesta conta não entra o pagamento de empréstimo e juros bancários. Por isso se chama Lucro Operacional.

Os empréstimos, numa estrutura correta de análise, devem ser considerados separadamente do resultado operacional. Ficaria assim:

RECEITAS

(-) CUSTOS VARIÁVEIS

(-) DESPESAS FIXAS

(-) INVESTIMENTOS

***= LUCRO OPERACIONAL***

+ ENTRADAS NÃO OPERACIONAIS (recebimento de empréstimos)

(-) SAÍDAS NÃO OPERACIONAIS (pgto empréstimos e juros)

= RESULTADO LÍQUIDO

[para entender perfeitamente como analisar o Fluxo de Caixa da sua empresa, recomendo ler este artigo aqui.]

A análise é simples... o Lucro Operacional tem que ser positivo. E ponto.

Se o Lucro Operacional do seu negócio for negativo, significa que você tem sérios problemas. Significa que sua empresa não está se pagando.

É a partir deste momento que os empréstimos começam a se formar no negócio. O prejuízo operacional vai comendo as reservas financeiras até acabar o dinheiro. Depois que acaba o dinheiro, ou o sócio coloca grana do bolso ou pega um empréstimo. A partir daí é que começa o efeito bola de neve.

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Vamos bolar dois exemplos para ficar mais fácil a compreensão.

#Exemplo1 – Lucro Operacional positivo, mas Resultado Líquido negativo.

Imaginemos a empresa “Bola Redonda” que tem a seguintes estrutura (média mensal):

RECEITAS.....................................50.000

(-) CUSTOS VARIÁVEIS..............(25.000)

(-) DESPESAS FIXAS...................(15.000)

(-) INVESTIMENTOS...................(5.000)

***= LUCRO OPERACIONAL***.. 5.000 | 10%

+ ENTRADAS Ñ OPERACIONAIS..0,00

(-) SAÍDAS Ñ OPERACIONAIS.....(10.000)

= RESULTADO LÍQUIDO.............(5.000) | -10%

 

Esta empresa tem um Lucro Operacional positivo de 5 mil, porém, após pagar empréstimos e juros, ela fica com um saldo negativo de 5 mil.

Esta empresa está saudável? Não. É hora de pensar em fechar as portas? Não.

A operação desta empresa é positiva. O que está matando-a é o excesso de empréstimos e juros.

Desta forma, se a Bola Redonda reagir, renegociando com fornecedores, otimizando despesas, renegociando dívidas, e buscando aumentar as vendas, não será difícil de ela voltar a ter um resultado positivo.

Já a situação da empresa “Bola Murcha” parece boa, mas não é...

[Para aprender mais sobre Lucro, confere este artigo aqui]

 

#Exemplo2 – Lucro Operacional negativo, mas sem nenhum empréstimo

A empresa “Bola Murcha” tem a seguinte estrutura (média mensal):

RECEITAS.....................................50.000

(-) CUSTOS VARIÁVEIS..............(28.000)

(-) DESPESAS FIXAS...................(20.000)

(-) INVESTIMENTOS...................(7.000)

***= LUCRO OPERACIONAL***.. (5.000) | -10%

+ ENTRADAS Ñ OPERACIONAIS..0,00

(-) SAÍDAS Ñ OPERACIONAIS.......0,00

= RESULTADO LÍQUIDO.............(5.000) | -10%

 

 

Veja que o resultado líquido das duas empresas é o mesmo: 5.000 negativos. Porém, apesar de não estar endividada, o negócio da Bola Murcha está muito pior, pois ela não tem lucro operacional.

Ou seja, a empresa bola murcha não está fazendo seu negócio se pagar.

O fato de ela não ter empréstimos significa que, ou ela está consumindo o caixa gerado no passado ou o sócio está bancando – mas neste último caso o dinheiro do sócio teria que aparecer nas entradas não operacionais. Neste ritmo, começar a pagar empréstimos é só uma questão de tempo...

Esta empresa está saudável? Não. É hora de pensar em fechar as portas? Talvez.

 

Massss, antes de sair fechando empresas por aí, você precisa ponderar algumas coisas (listando apenas algumas):

 

Enfim, este texto já está se alongando demais.

Para resumir:

>> Se sua empresa está sistematicamente operando com Prejuízo Operacional, talvez seja hora de pensar em fechar o negócio.

>> Meses eventuais com prejuízo operacional, ok, faz parte do jogo. Agora, se sua empresa está há 6 meses; 12 meses; 24 meses... operando sem lucro, tem coisa muito errada aí.

 

Como eu falei no início, não é uma coisa agradável a se pensar, mas ser empresário implica em tomar decisões difíceis.

Espero que tenha lhe ajudado!

Aproveite para compartilhar este post e disseminar este conhecimento 😉

Grande abraço!

Renan Kaminski Damasceno

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Talvez você nem imaginasse que era possível haver tantos erros na gestão financeira de um pequeno negócio.

Pois bem, é sim possível!

Reunimos aqui todos os erros mais comuns que identificamos ao longo dos anos nas centenas de clientes que atendemos.

Algumas coisas vão ser super simples e pontuais, já outras um pouco mais complexas de serem resolvidas.

Algumas falhas mais importantes irão colocar você no nível Falêncio ou Marreco de gestão financeira (em nosso curso gratuito na primeira aula você faz o diagnóstico para saber seu nível de gestão financeira), já outras pontuais só irão atrapalhar sua análise – o que também é grave.

51 erros

 

Os 5 Pilares da Gestão Financeira

Dentro de nosso método de trabalho, identificamos 5 pilares essenciais para sua gestão financeira empresarial.

Não vou entrar aqui nos detalhes.

Para você saber, são:

 

Para deixar o conteúdo mais organizado separei os 51 erros nestes cinco pilares.

Preparado?

Vamos lá!

Pilar 1 da Gestão Financeira - Separar Finanças Pessoais Das Finanças Empresariais

Neste primeiro pilar temos 5 erros comuns.

Com certeza este é um dos pilares menos respeitado pela maioria dos empresários =\

1. Não estabelecer um salário fixo para os sócios

Esta é uma falha que acomete a grande maioria das pequenas empresas. Mistura-se o dinheiro do negócio com o dinheiro do sócio.

Isto é muito errado e com certeza diminui em muito o crescimento da sua empresa

 

2. Fazer novas retiradas sempre que o sócio precisa de dinheiro

O caixa da empresa não é caixa eletrônico!

Se você quer fazer uma viagem e precisa de mais dinheiro, problema é seu.

Você deve ter seu salário fixo como um funcionário qualquer e se organizar para fazer seu dinheiro pessoal render.

 

3. Registrar como pro-labore (ou retirada de lucros) o reembolso de quando o sócio pagou uma conta da empresa com seu dinheiro pessoal

Exemplo: o sócio fez compras de equipamentos de informática no valor de 400,00 para a empresa usando o cartão de crédito pessoal. Então, na data da fatura, transferiu da conta da empresa para sua conta pessoal os 400,00 – um simples reembolso.

Muitos empreendedores fazem este lançamento como uma retirada para o sócio, ou então lançam como “Reembolso” nos controles financeiros.

Ambas as formas estão erradas. Gerencialmente deve-se contabilizar como “Compra de equipamentos de informática” (ou a categoria que o valha), pois esta é a destinação real.

 

4. Retirar um salário proporcionalmente alto

Geralmente acontece quando não há a separação das contas física e jurídica, mas as vezes acontece quando essa separação existe.

Você merece um bom salário, com certeza, mas tome cuidado para que você não esteja matando a empresa com seus altos ganhos pessoais.

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5. Pagar uma conta pessoal e contabilizar como se fosse da empresa

Exemplo: o dono da empresa foi ao mercado e por algum motivo inexplicável passou o cartão da empresa ao invés do cartão pessoal.

Este registro não pode ser feito como “Alimentação” ou “Supermercado”.

Não. Deve ser lançado como um “Pro-labore” e ser descontado do dono da empresa no mês seguintes.

 

Pila 02 da Gestão Financeira – Controles Financeiros

Aqui identificamos o maior número de erros - 18 ao total.

Alguns serão super pontuais (mas que fazem diferença na hora da análise), enquanto outros muito mais estratégicos e atrapalham o financeiro como um todo

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6. Não ter um controle financeiro

Este aqui é inaceitável né. Me recuso a fazer comentários sobre...

Passaprapróxima!

 

7. Não ter um sistema de controle - seja um Excel, seja um sistema

É menos pior que o acima, mas ainda muito ruim.

Se você faz o controle financeiro no caderno, por favor venha logo pro século XXI!

O controle financeiro no caderninho até dá certo, porém você perde uma infinidade de análises e simulações que um bom Excel ou um sisteminha lhe permitiriam.

 

8. Ter um controle em Excel não automatizado

Este erro é mais comum. São poucas as pessoas que entendem realmente de Excel e por isso acabam fazendo um controle não automatizado, isto é, você tem diversas abas ou mesmo planilhas diferentes para fazer o controle e quase nada conversa entre si.

Nessa brincadeira você perde um tempão e fica com suas análises prejudicadas.

(A 4blue tem uma planilha de controle financeiro excepcional. #FicaDica)

 

9. Não contabilizar absolutamente todos os centavos

Sabe aqueles 33 centavos de juros ou aquela taxa de boleto de 2,50?

Também precisa ser contabilizadas! Muito empreendedor acaba deixando passar alguns valores, principalmente aqueles que caem diretamente na conta bancária – e a explicação está no tópico abaixo.

 

10. Fazer a contabilização a partir dos boletos e notas fiscais - ao invés de usar o extrato bancário

É um detalhe no processo, mas que faz toda a diferença.

O ideal é que você faça a contabilização de entradas e saídas a partir dos extratos bancários. Primeiro que isso evita que valores que caem direto na conta sejam esquecidos (vide item acima).

Segundo que permite que você faça a conciliação bancária (vide item abaixo).

 

11. Não fazer a conciliação bancária - ou seja, o saldo do banco não bate com o saldo da planilha

Este é um fator determinante dentro da sua gestão financeira.

Os saldos da sua planilha precisam bater milimetricamente com os saldos reais do banco.

Esta é a única forma de garantir que você, de fato, registrou todas as movimentações, pois se você errou uma coisinha apenas, os saldos já não irão mais bater.

Se você não sabe qual é a sensação do gif abaixo, você não sabe o que é felicidade verdadeira!!!

 

Gif acerto saldos

12. Não ter um controle extra das entradas e saídas em dinheiro vivo

Principalmente para empresas que movimentam dinheiro vivo. Os recebimentos ou pagamentos em dinheiro não deixam um registro como na conta bancária.

Então você precisa ter uma forma de registrar tudo o que acontece em dinheiro durante o dia. Neste caso pode-se usar um caderninhoa 😉 Mas depois tem que passar tudo para o controle oficial.

 

13. Não fazer abertura e fechamento de caixa

Este é um paralelo com o item anterior.  Principalmente em empresas que atendem o público geral e, por isso, movimentam muito dinheiro vivo, é necessário fazer uma abertura e fechamento de caixa.

Isto é, no início do dia confere-se e registra-se quanto de dinheiro há e no final do dia faz o mesmo processo. É a mesma ideia da conciliação bancária: o saldo final de dinheiro tem que ser igual ao registrado no caderno / planilha / sistema.

 

14. Não fazer o controle de contas a pagar e contas a receber

Uma função essencial da gestão financeira é aumentar a previsibilidade do negócio.

Assim, não ter o registro da previsão das contas a pagar e das contas a receber (referentes às vendas realizadas) é um erro grave.

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15. Não fazer os lançamentos financeiros frequentemente

Sabemos que sentar na frente do Excel ou de um sistema para fazer o controle financeiro não é a atividade mais divertida da vida. Mas mesmo assim, você precisa implementar uma rotina de NO MÍNIMO fazer os lançamentos financeiros uma vez por semana.

Se você deixa para fazer o controle financeiro apenas uma ou duas vezes por mês você aumenta em muito suas chances de erro e sem falar que demora mais para visualizar a situação da empresa.

 

16. Não separar os gastos entre custos variáveis, despesas fixas, investimentos e saídas não operacionais

No decorrer dos anos nós desenvolvemos um método que acreditamos ser ideal para o registro das contas da empresa. Este plano de contas (neste artigo falamos mais sobre isso), precisa ter as macro contas acima.

O problema é que muitos softwares, como Conta Azul e ZeroPaper não vêm de fábrica com esta categorização e, por isso, acabam fazendo com que o empresáio não consiga enxergar a informação da maneira mais adequada.

 

17. Não separar as entradas entre receitas e entradas não operacionais

Receita é o dinheiro que entrou das suas vendas. Ok, sem novidade.

Mas existem as “Entradas Não Operacionais”, que são entradas de dinheiro que não fazem parte da operação do negócio, tal como entradas de empréstimos ou mesmo da venda de um equipamento usado.

O problema é que muitos empresários (e até mesmo sistemas) acabam colocando tudo no mesmo bolo. Resultado: você olha um número e pensa que recebeu bastante dinheiro, quando na realidade uma grande parte desta grana veio um empréstimo obtido.

Estes detalhes fazem toda a diferença na hora de analisar os números.

 

18. Criar categorias de contas excessivas

O seu Plano de Contas não deve nem ser simplista demais, mas nem ter específico demais.

Já vimos casos de clientes que tinham mais de 200 categorias diferentes. Imagina na hora de achar em qual lugar vai aquela despesa em específico?!

A dica simples é: você não deve colocar os fornecedores nas categorias de plano de contas. Exemplo: você cria uma única categoria “Alimentação” ao invés de cadastrar os restaurantes / fornecedores de quem a empresa consome.

 

19. Criar categorias de contas genéricas demais

Não é raro você encontrar categorias super genéricas que acabam virando verdadeiros coringas na hora de registrar as movimentações.

Tais como: “institucional”, “outras saídas”, “mensalidades”, “pagamentos”, “despesas”, etc.

Na prática, qualquer coisa entra nestas categorias e aí na hora de analisar os números tudo fica prejudicado!

 

20. Contabilizar as vendas em cartões ao invés dos efetivos recebimentos

Quanto falamos de controle financeiro para pequenas empresas, sempre registrar as movimentações conforme elas efetivamente entram ou saem da conta.

Assim, as vendas em cartão, devem ser registradas nas respectivas datas que, de fato, entraram na conta e não na data de venda.

Sem este detalhe, inclusive, dificilmente você vai conseguir fazer a conciliação bancária.

 

21. Repassar cheques de clientes para pagar fornecedores - e pior: não contabilizar esse cheque repassado

Esta é uma prática que vem da época da CPMF para evitar os encargos da entrada e saída de dinheiro da empresa.

Esta política dificulta bastante a organização do que está entrando e saindo de dinheiro. O ideal é não fazer.

Mas caso seja feito, quando você repassa o cheque, você deve registrar a entrada daquele dinheiro na sua empresa e saída do dinheiro para quem você repassou o cheque. Assim você mantém o registro daquilo que entrou e saiu, mesmo que não tenha passado diretamente pela conta.

 

22. Contabilizar contas com naturezas diferentes num único lançamento (ex.: salário fixo + variável)

Como expliquei acima, existem 6 macro categorias de contas: receitas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos, entradas não operacionais e saídas não operacionais.

As vezes uma única saída de dinheiro pode estar em diferentes categorias. Exemplo: paguei 2.000 ao meu vendedor. Porém, destes dois mil, 1.200 é o salário fixo e 800 é a comissão de vendas.

Apesar de ter feito uma única transferência de 2.000, o ideal é que você lance esta movimentação duas vezes, uma registrando a despesa fixa com o salário e outra registrando o custo variável com a comissão.

 

23. Contabilizar pagamento de cartão de crédito num único lançamento

É parecido com a situação acima. Cartão de crédito é um meio de pagamento e não uma conta em si.

Desta forma, o total que foi pago de cartão deve ser destrinchado em vários lançamentos com suas respectivas categorias.

Exemplo: paguei 1.800 de cartão de crédito. Os lançamentos ficaria mais ou menos assim:

 

Pilar 03 da Gestão Financeira – Demonstrativos Financeiros

No terceiro pilar da gestão financeira temos mais 6 erros comuns.

24. Não ter um Relatório de Fluxo de Caixa

O relatório de Fluxo de Caixa deve ser o braço direito do seu negócio.

E não adianta meramente visualizar as entradas versus saídas. Existe um modelo perfeito de Fluxo de Caixa que irá lhe dar uma série de informações extremamente relevantes

 

25. O relatório de Fluxo de Caixa não segue o modelo perfeito

Quando o empresário tem um relatório de FC, geralmente está muito aquém do que deveria ser – os próprios softwares financeiros não ajudam muito.

Nos últimos sete anos aprimoramos a metodologia tradicional do Fluxo de Caixa até chegarmos no que consideramos um modelo perfeito. Criamos um infográfico explicando melhor esse método. Confere aqui.

 

26. Não conseguir visualizar os gastos com Custos Variáveis, Despesas Fixas, Investimentos e Movimentações Não Operacionais

Estes conceitos não são invenções da 4blue. Na verdade eles farão toda a diferença na hora de analisar os seus números.

Porém, a maioria (pra não dizer todos) os sistemas não dão todas essas informações.

Veja abaixo o modelo de Fluxo de Caixa de um dos softwares mais famosos do Brasil:

fluxo caixa ca

Todas as informações importantes que citei não aparecem claramente ali.

 

27. Não ter gráficos que facilitem a visualização e tomada de decisão

Sabe aquela coisa de que uma imagem vale mais do que mil palavras?

Então, um gráfico vale mais do que mil linhas no Excel!

 

28. Perder muito tempo para criar uma planilha de análise

Lá em cima eu comentei sobre a necessidade de ter uma ferramenta que não gere retrabalho.

No dia primeiro de cada mês seu financeiro deve estar fechado e toda a parte de análise pronta para ser analisada!

 

29. Não conseguir visualizar o "Índice da Coceira"

O “Índice da Coceira” (este nome é criação nossa) é quando você visualiza o quanto tem a pagar e o quanto tem a receber dentro de um período futuro.

Na grande maioria das vezes o a pagar vai ser beeem maior que o a receber e isso vai te dar uma coceira danada para correr atrás do lucro!

índice da coceira

 

Pilar 04 da Gestão Financeira – Finanças Estratégicas

Aqui a probabilidade de você estar cometendo erros aumenta muito.

Mesmo aqueles que tem um bom controle financeiro, raramente saem-se bem nesta parte mais estratégica. Mais 12 erros listados

30. Entender o controle financeiro como um fim em si mesmo

O controle financeiro é um MEIO e não um fim. O controle é um meio para você ter uma boa Gestão Financeira.

Muitos empresários simplesmente controlam todas as entradas e saídas, mas não transformam isso em informações relevantes para o negócio.

 

31. Não fazer uma análise detalhada dos números todo mês

É uma consequência do comportamento acima. Todo início de mês você deve sentar e analisar seus demonstrativos, gráficos e demais informações financeiras.

Clique para compartilhar este conhecimento =]

Já passamos da metade dos erros... que tal uma pausa para Compartilhar este post?

32. Não conhecer o conceito e/ou não ter o cálculo da Margem de Contribuição

Este é um dos conceitos mais importantes dentro da gestão financeira de uma pequena empresa. Porém a maioria dos empresários desconhece tal conceito.

E o pior: muitos sistemas nem sequer oferecem esta informação tão importante. Confere aqui a explicação sobre a margem de contribuição.

 

33. Não conhecer e/ou não calcular o Ponto de Equilíbrio

Você sabe o que é o Ponto de Equilíbrio do seu negócio?

E sabe qual é este valor médio que você deve alcançar?

Se respondeu não para alguma, temos um erro grave! Mas nada que não seja resolvido na aula 04 do nosso curso gratuito^^

 

34. Não ter um Planejamento Financeiro para, pelo menos, os próximos 6 meses

Não temos como saber o que vai acontecer no futuro, mas podemos definir aquilo que correremos atrás.

O Planejamento Financeiro é a base para você estipular metas coerentes que não são apenas baseadas no faturamento do negócio.

 

35. Não conhecer a necessidade de Capital de Giro do negócio

Grande parte das empresas que morrem em menos de dois anos não tinham um correto capital de giro no início da sua operação.

Saber (e ter) o capital de giro pode ser a diferença entre a vida e a morte do seu negócio – principalmente em comércios e indústrias.

 

36. Não fazer a Análise Vertical e Horizontal do seu Fluxo de Caixa

Essas análises vão lhe ajudar a identificar a evolução das contas e sua representatividade dentro do todo.

Não ter o Fluxo de Caixa é um erro gravíssimo! Ter um relatório, mas não fazer estas duas análises significa que você está deixando de um lado um potencial enorme de melhorar seu financeiro.

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Olha só o que o empresário Aércio falou sobre nosso curso ^^

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37. Não realizar pelo menos uma vez por ano uma sessão de redução de custos

Como se fiz, custo é igual unha, sempre cresce e sempre tem que cortar.

Pelo bem do seu negócio, dedique algumas horas, uma ou duas vezes por ano, para identificar oportunidades de cortar custos.

(nós temos um e-book com 44 dicas que lhe darão o caminho a seguir)

 

38. Não saber o mínimo que os investimentos em marketing precisam retornar para se fazer valer

Investir 1 real em marketing e retornou 2 em vendas. Está bom, certo?

Não sei. Talvez sim, talvez não. Você precisa ter esse cálculo na ponta do lápis, pois se não pode estar jogando bastante dinheiro fora sem nem saber!

 

39. Não realizar simulações de cenários

Simular cenários é trabalhar com o “e se”.

Vai lhe ajudar a identificar mais claramente as consequências financeiros dos seus planos para o negócio.

 

40. Pensar na empresa com a cabeça de pessoa física

Este é um erro grave, mas muito comum. Você olha sua empresa com a cabeça de pessoa física.

Assim, enxerga um montante de 100 mil reais, por exemplo, como muito dinheiro, quando talvez para a empresa isso seja muito pouco.

Isso faz com que você gaste dinheiro com supérfluos que o negócio não precisa.

Enfim, traz uma infinidade de problemas quando você gere o dinheiro do negócio pensando como cabeça de pessoa física.

 

41. Não trazer a inteligência que os números podem proporcionar ao seu negócio

Simplesmente registrar entradas e saídas não quer dizer que você tenha gestão do dinheiro.

A Gestão Financeira pode lhe trazer uma série de informações e análises que vão fazer suas decisões serem cada vez melhores.

Porém, para isso acontecer, você precisa aprender e fazer tais análises!

 

Pilar 05 da Gestão Financeira – Segurança Financeira

Os últimos 10 erros não são menos importantes.

Na prática, a segurança financeira será uma mera consequência de todo o resto.

42. Não ter uma reserva financeira de, pelo menos, 4 meses

Sabe aquela história de “vender o almoço para comprar a janta”?

É inaceitável uma empresa viver nessa situação, sempre tendo que faturar hoje para pagar as contas de amanhã. Você precisa gerar, com o tempo, uma reservar de dinheiro que lhe garanta, pelo menos, 4 meses de operação, mesmo que seu faturamento vá a zero.

 

43. Ter o "costume" de entrar no cheque especial

Tem empresário que conta com o cheque especial como se fosse parte da conta correte.

Isto é uma prática gravíssima e que custa muito caro.

Os juros de cartão de crédito e de cheque especial no Brasil são os maiores do mundo!

 

44. Ter um limite de cheque especial alto demais

É uma consequência da prática acima.

O gerente do banco amigão vai aumentando seu crédito e você vai se enterrando num buraco cada vez mais fundo.

 

45. Ter vergonha de renegociar contas ou pedir prazos ou descontos

Não é vergonha negociar. Na verdade, as empresas que mais negociam, pedem prazos e descontos são justamente as grandes empresas.

Não é a toa que elas se tornaram grandes né...

 

46. Ter lucro operacional muito baixo - ou mesmo negativo

O Lucro Operacional (conforme ensinamos em nosso infográfico sobre Fluxo de Caixa) indica se a operação do seu negócio está rendendo dinheiro ou não.

Se o seu lucro operacional for consistentemente muito baixo ou mesmo negativo, só existe uma consequência: sua empresa vai quebrar.

 

47. Fazer retiradas de lucros excessivas

Esta é uma consequência do “pensar com a cabeça de pessoa física”. Quando o negócio tem lucro, o sócio acaba pensando mais no seu conforto pessoal do que na empresa e acaba retirando uma parte expressiva dos lucros.

Numa queda das vendas ou outra situação, esta ausência de reserva financeira pode fazer muita diferença.

 

48. Estender demais o "delay da esperança"

Eu chamo de “delay da esperança” a espera que nós temos entre a ação e o resultado esperado. Ex.: faço um anúncio no Facebook para angariar clientes. Preciso esperar alguns dias (delay) na esperança para ver se vai começar a dar resultado ou não.

O problema é quando você alonga demais essa espera. Muitas empresas já deveriam ter mudado completamente os seus negócios – ou até mesmo fechado as portas – mas continuam na esperança de que as coisas vão se resolver.

 

49. Esquecer que resultados passados não são garantia de resultados futuros

Quando se fala de investimentos financeiros, é muito comum ouvir que “rentabilidade passada não é garantia de rentabilidade futura”.

O mesmo vale para seu negócio: não é só porque nos últimos dois anos a empresa foi lucrativa que há garantias que este ano também será.

 

50. Ser ousado demais no crescimento da empresa

O empreendedor para crescer tem que ser ousado. Fato.

O problema ocorre quando a empresa toma uma ação que requer um grande investimento. Se tudo der certo, maravilha, mas o problema é se não der certo. Você descapitalizou a empresa e, muitas vezes, ainda contraiu dívidas para este projeto que não dará retorno.

 

51. Ser ousado de menos no crescimento da empresa

O inverso do item anterior também é verdadeiro. Se empresa sempre ficar na sua mesmice, sem se renovar, sem investir, pode ser aquilo que deu certo até então já não traga mais os mesmos resultados.

 

52. [Extra] Identificar todos estes erros e não fazer nada a respeito

Acredito que este seja o pior erro de todos. Muitos dos acima podem acontecer por pura ignorância – no sentido de realmente ignorar o conhecimento.

Porém, agora você já sabe da existência de todos estes erros e percebeu quais você comete.

Não fazer nada a respeito desses erros, é o maior erro de todos!

E a primeira coisa que você pode fazer é se inscrever no curso gratuito que criamos!

Nosso objetivo é impactar 100 mil empresários, fazendo com que eles tenha uma gestão financeira mais profissional.

Um dos meios que faremos isso é justamente com este curso grátis de gestão financeira para pequenas empresas.

Então aproveita esta última chamada e comece agora mesmo! 😉

 

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startup-lab renanRenan Kaminski(cometendo o menor número de erros possível na gestão financeira da empresa)

 


Se lhe perguntarem se a empresa tem um sistema financeiro (ou uma boa planilha), você dirá que sim.
Se perguntarem se controla todas as movimentações de entradas e saídas, você dirá que sim.
Se perguntarem se sua gestão financeira está em ordem, você dirá que sim.

Obs.: este post tem como objetivo apontar possíveis erros que você está cometendo e talvez não saiba. Como a solução requer mais palavras, estamos disponibilizando gratuitamente um e-book que entra com mais detalhes no assunto.

Mas será que está mesmo?!

Abaixo listamos os 5 principais erros dos empresários que pensavam ter um bom controle financeiro, quando na realidade não tinham.

 

1. Não sabe realmente a diferença entre custos variáveis e despesas fixas

A GRANDE MAIORIA dos empresários tem um entendimento errado de Custo Variável versus Despesa Fixa.

É comum vermos gastos como luz, água e telefone sendo classificados como Custo Variável, quando na realidade são Despesas Fixas (pelo menos na grandiosa maioria dos casos). Também é comum se classificar algumas despesas pontuais, sazonais ou imprevistos como custos variáveis, quando na realidade não são.

Este erro de classificação prejudica toda e qualquer análise que se possa fazer por meio do fluxo de caixa do seu negócio.

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2. Não segue a categorização ideal de contas

Este erro está diretamente atrelado ao anterior.

Normalmente as empresas separam as contas em três grandes grupos: Receitas, Custos Variáveis e Despesas Fixas. Porém, na realidade, existem 6 grandes categorias:

Assim, para um controle financeiro correto, é bem importante que você classifique as entradas e saídas nestas macro categorias. Desta forma, conseguimos elaborar um relatório de fluxo de caixa ideal para o seu negócio.

Se você não segue esta estrutura de categorização, seu controle financeiro não está tão bom quanto você pensava.

Para entender perfeitamente qual a diferença entre as classificações acima e como implementar em seu sistema, acesse nosso e-book aqui.

 

3. Existem contas (categorias) muito genéricas

É muito comum encontrar nos controles financeiros das empresas categorias de contas extremamente genéricas. Tais como: “institucional”, “outras saídas”, “mensalidades”, “pagamentos”, “despesas”, etc.

Aí quando você olha com mais atenção, entra de tudo um pouco nestas contas. Aí você vai analisar e pergunta: o que é esta conta e porque ela é tão representativa? “Ah, é que... veja bem...”.

Não tenha contas coringa no seu controle!

Em nosso e-book, nós mostramos qual é o modelo ideal de Categorização das contas.

 

Adicional: é comum também haver duplicidade de categorias de contas. Já aconteceu de encontrarmos num único sistema, contas chamadas “Luz”, “Energia Elétrica” e “Eletricidade”. São três nomes diferentes para exatamente o mesmo tipo de conta.

Isso lhe impossibilita de saber de forma prática e rápida o total que você gastou com energia elétrica no ano, por exemplo.

 

4. Os saldos bancários e de caixa não batem com os saldos no sistema/planilha

A única garantia que temos que, de fato, tudo foi lançado no sistema ou planilha é a conferência dos saldos bancários e de caixa (dinheiro vivo).

Se o seu banco diz que você possui um saldo de 17.489,23 no banco, você precisa apresentar exatamente o mesmo saldo em sua ferramenta. Se houver um centavo de diferença, significa que está errado.

Veja minha conversa abaixo com uma cliente que não estava com o saldo bancário batendo... (obs.: tínhamos oferecido uma caixa de bombom se ela continuasse com o financeiro impecável, visto que ela estava assumindo uma função que não era dela na empresa)

saldo-bancario-errado

Se os saldos bancários e de caixa não estão batendo exatamente com sua ferramenta, então o seu financeiro não está tão estruturado quanto você pensa!

[sim, em nosso e-book gratuito ensinamos a resolver isso ;)]

 

5. Não tem um Fluxo de Caixa estruturado da forma correta

O Fluxo de Caixa deve ser o braço direito de qualquer empresário. É com o Fluxo de Caixa que você faz as principais análises do seu negócio, toma decisões e busca aumentar os lucros.

E acredite: um bom relatório de fluxo de caixa não é meramente entradas versus saídas. Ele precisa apresentar diversas informações, tais como, Margem de Contribuição, Lucro Operacional Antes dos Investimentos e Lucro Operacional.

De forma resumida, o Fluxo de Caixa ideal é assim:

fluxo de caixa

Em nosso e-book, detalhamos como você deve montar um relatório ideal de Fluxo de Caixa.

.

[Extra] Não sabe ou não tem o cálculo do Ponto de Equilíbrio do negócio

O Ponto de Equilíbrio calcula qual o mínimo que sua empresa precisa faturar para não ter prejuízo. Ou seja, é a meta mínima de receita que sua empresa deve bater para, ao menos, ficar no zero a zero.

Se você resolver todos os itens acima – categorizar de forma correta, separar adequadamente custos variáveis e despesas fixas e ter um fluxo de caixa num formato ideal – você terá automaticamente o cálculo do Ponto de Equilíbrio do seu negócio.

Inclusive, a partir desta base, você consegue saber o quanto você precisa faturar para ter X% de lucro (seja 10%, 20%, 30%, enfim)!

Logo, se você não tem este cálculo de forma simples e fácil, sua gestão financeira não está tão boa assim.

Resolva estes problemas agora!

Baixe o nosso e-book para aprender detalhadamente como resolver cada um destes pontos na sua gestão financeira. Clique aqui.

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Renan Kaminski Por Renan Kaminski Damasceno (REALMENTE com um bom controle financeiro)

 

Como nós já falamos no nosso Guia Definitivo sobre Fluxo de Caixa, o relatório de fluxo de caixa deve ser o seu braço direito. Junto com esta simples ferramenta você irá analisar e projetar os números da sua empresa e, acima de tudo, tomar melhores decisões.

Mas ainda que você já tenha compreendido a importância desse relatório e tenha lido o nosso post completo, sabemos que às vezes é difícil lembrar de todos os conceitos e elementos que fazem parte desse assunto. Pensando nisso, nós criamos um infográfico com a estrutura correta de um relatório de fluxo de caixa, assim como uma breve explicação sobre cada uma das partes que compõe a sua estrutura. São elas:

Clique aqui ou na imagem abaixo para baixar uma versão em alta qualidade desse infográfico:


infografico-fluxo-de-caixa

Clique aqui para baixar uma versão em alta qualidade desse infográfico

 

Você gostou do nosso Infográfico?

Esse é o primeiro infográficos da 4blue! Se você gostou do resultado final e gostaria de ver mais infográficos como este, deixe um comentário!

Sua opinião é importante para que a gente consiga desenvolver materiais cada vez melhores para ajudar os empreendedores. E qualquer dúvida, estamos a disposição! =)

Clique para compartilhar este conhecimento =]Clique para compartilhar!

Guia completo de contas a pagar e a receber

 

Contas a Pagar e a Receber

O controle de contas a pagar e contas a receber permite ao gestor uma visão clara do fluxo financeiro da empresa. Perceber uma possível falta de dinheiro permite ao empresário  tomar decisões antecipadamente para ajustar seu fluxo financeiro.


Ser empresário é como jogar futebol: sempre “uma caixinha de surpresas”. É verdade, porém você pode diminuir a quantidade de surpresas que acontecem por meio de um bom controle de contas a pagar e contas a receber.

Quanto sua empresa tem a receber na próxima semana?
Quais são as contas a serem pagas?
Quem está lhe devendo? Ou para quem você está devendo?

Ao não saber responder estas perguntas, você não tem as rédeas do negócio sob seu controle. É como se você estivesse montado num cavalo, mas sem rédeas. Ou seja, o cavalo está indo, você está indo junto, mas não necessariamente para o lugar certo!

Para lhe ajudar a ter o melhor controle financeiro possível, desenvolvemos este guia sobre o Contas a Receber e Contas a Pagar.

Resumidamente, neste artigo, você vai:

Vamos que vamos!

 

Por que controlar as contas a pagar e a receber?

Óbvio que ninguém prevê o futuro, mas é possível ter uma ótima visibilidade das despesas que devem acontecer e das receitas que devem entrar.

Com um bom controle de contas a pagar e a receber, teremos alguns benefícios importantes em mãos (todos os pontos a seguir servem tanto para entradas quanto para saídas):

Ao ter um bom controle das contas a pagar e contas a receber, você enxergará o futuro!

enxergando as contas do futuro

Eu vejo o futuro!!


| CASE

Um cliente que atendemos, que tem uma empresa no Tocantins, sabia que "tinha algum nível de inadimplência".
Quando, em nossa consultoria, pedimos para ele cadastrar todas os valores a receber, ele quase teve um piripaque!
Os valores de inadimplentes eram superiores a um mês inteiro de faturamento!!! Se ele tivesse este controle desde o início, com certeza não teria deixado chegar neste nível!


Planilha de Controle de Contas a Pagar e Contas a Receber

Para facilitar sua vida, estamos disponibilizando GRATUITAMENTE uma ferramenta em Excel de controle de contas a pagar e contas a receber.

Clica no link ou na imagem abaixo pra fazer o download!

 

 

Contas a Pagar/Receber versus Planejamento Financeiro

É muito comum nos perguntarem qual é a diferença entre o controle de Contas a Pagar / Receber e o Planejamento Financeiro.

Sim, são coisas diferentes.

O Contas a Pagar / Receber é um controle operacional. Ou seja, nos dá uma visão do que vai acontecer no dia a dia da empresa. Neste tipo de controle, por exemplo, você só vai prever a entrada de dinheiro daquilo que efetivamente foi vendido. Ou então, vai prever as despesas em que há um bom grau de certeza que vão existir.

Já o Planejamento Financeiro tem um viés estratégico. Ou seja, nos dá uma visão do que “gostaríamos” / “prevemos” que vá acontecer. No Planejamento Financeiro você irá prever investimentos, por exemplo, um investimento em assessoria de imprensa, mesmo que este nem esteja contratado ainda, mas que faz parte da estratégia do seu negócio.

Confira abaixo um pequeno resumo das diferenças entre o Contas a Pagar/Receber e o Planejamento Financeiro.

diferença contas a pagar e receber e planejamento financeiro

Estrutura Necessária

A sua planilha ou sistema deve ter, ao menos, a seguinte estrutura de cadastro para manter um bom controle:

Data: data prevista de entrada ou saída do dinheiro. Caso já tenha sido pago, a data que de fato entrou ou saiu o dinheiro.

Plano de Contas / Categoria: É o tipo de receita ou despesa. Se é uma conta de luz, água, funcionários, pro-labore, etc. Muita atenção nesta parte! A categorização correta é essencial. Confira mais abaixo onde explicarei um pouco melhor.

Cliente / Fornecedor: É um campo onde você poderá identificar com quem a transação está sendo feita. Dependendo do tipo do negócio isto não será possível. Ex.: uma padaria não tem o registro de quem são os clientes.

Valor a Receber / a Pagar: é o valor que que você irá receber ou pagar no futuro

Valor Recebido / Pago: É o valor que de fato foi recebido ou pago.

Conta Bancária: também é importante ter o controle de por qual conta bancária (ou se foi dinheiro) foi feito o pagamento / recebimento.

A partir daqui as demais informações são opcionais. Você pode ter dados mais específicos do cliente ou fornecedor (CNPJ, por exemplo); valor de multa ou juros, enfim.

Abaixo tem uma imagem da planilha de controle financeiro de contas a pagar/receber da 4blue.

controle de contas a pagar e contas a receber

 

Plano de Contas – categorizando da forma correta

Conforme comentei acima, precisamos nos atentar a criar um Plano de Contas corretamente. Classificar as contas de maneira correta é essencial para permitir análises mais específicas. O plano de contas, inclusive, é a base para se criar um Fluxo de Caixa Perfeito.

Aconselho a assistir o vídeo abaixo em que explico sobre estas categorias:

Se não quiser ver o vídeo, pode conferir no post O que é e para que serve o Plano Contas?.

Assim, existem 5 tipos de contas de entradas ou saídas que devem constar em seu Fluxo de Caixa:

A partir desta categorização correta, podemos elaborar nosso controle de contas a pagar e a receber corretamente.

 

Passo a passo para controlar o Contas a Receber e a Pagar

O controle em do contas a pagar / receber não difere muito da contabilização de entradas e saídas de dinheiro. A diferença é que você está lançando em sua planilha (ou sistema), contas futuras, nas quais ainda não houve a entrada/saída de dinheiro.

Portanto, temos basicamente três passos:

 

1 - Previsão das despesas fixas e investimentos mês a mês

Você irá lançar uma previsão de todas as despesas fixas. Despesas financeiras, empréstimos, contas de luz, água, telefone, internet, aluguel, condomínio, despesas com salários e os respectivos encargos, pro-labore, investimentos em marketing, etc. etc. etc.

Enfim, vai pegar todas as principais contas e vai lançar um valor estimado nas respectivas datas estimadas

E os Custos Variáveis? Os custos variáveis, por estarem diretamente atrelados à venda, são menos previsíveis num certo horizonte de tempo. Assim, aconselhamos a lançar uma previsão mais genérica, sabendo que os valores de custos variáveis podem mudar constantemente.

 

2 - Previsão dos recebimentos de vendas

Você irá cadastrar todos os recebimentos futuros (os que estão inadimplentes também!) das vendas já realizadas!

Aqui você não está chutando valores, mas sim, colocando os recebimentos que irão acontecer.

 

3 - Contabilizar as novas contas que chegam

Visto que você não tem bola de cristal, não dá para prever tudo o que vai acontecer. Assim, as novas vendas que vão acontecendo e as novas contas que vão surgindo devem ser lançadas.

Ex.: contratei um prestador de serviço que emitiu o boleto para daqui duas semanas. Esta conta não estava prevista inicialmente, logo, irei cadastrá-la agora.

Em relação as contas que já foram cadastradas anteriormente, ao chegar a fatura, basta você atualizar os valores e a data de pagamento.

 


Planilha de Controle de Contas a Pagar e Contas a Receber

Por mais que seja relativamente simples criar uma planilha em Excel para fazer este controle, talvez você gaste algumas horas elaborando e ainda não tenha um resultado satisfatório.

Por isso, criamos uma ferramenta em Excel que irá lhe dar todas as informações que você precisa de maneira prática e rápida. E o melhor: estamos disponibilizando de graça. Em nossa loja ela é vendida a mais de 50 reais. Aqui está gratuita 😉

planilha contas a pagar e contas a receber

 


Dicas Pontuais

Abaixo algumas dicas pontuais que podem auxiliar no controle das contas a pagar e a receber:

 

3 Análises para Fazer

Como sempre falamos em nosso curso de Formação em Gestão Financeira, o objetivo da gestão financeira é ter controles para tomar melhores decisões, logo ter mais lucro.

Então, a partir do controle de contas a pagar e a receber haverá três análises principais a serem feitas.

 

1 - Você vai ter dinheiro nos próximos 14 dias ou não?

A questão acima é auto explicativa. A primeira análise é justamente sobre como estará seu financeiro a curto prazo. Talvez hoje você tenha dinheiro, mas talvez daqui uma semana não.

O objetivo é antecipar-se a possíveis faltas de dinheiro.


| CASE

Um determinado cliente, empresa de médio porte do Paraná, tinha na data de 21/08 mais de R$ 600.000,00 (seiscentos mil reais) no banco!

Alegria total!!alegria financeira

 

Porém, por pouco tempo... ao olhar os próximos 14 dias à frente, percebeu-se que havia muitas contas altas para serem pagas e apenas um pequeno recebimento.

Assim, no dia 03/09, os mais de 600 mil virariam “apenas” 100 mil. Porém, todos sabemos que dia 05 é dia de pagamento, logo...

gráfico de contas a pagar e receber

Gráfico da ferramenta de Contas a Pagar e Receber da 4blue

Moral da história: você pode ter muito dinheiro disponível hoje, mas talvez este dinheiro já não esteja mais presente em algumas semanas!


2 - Quem está te devendo? Para quem você está devendo?

A segunda análise é avaliar a inadimplência, tanto da sua empresa como pagadora quanto dos seus clientes.

Em nossa Ferramenta de Contas a Pagar e a Receber em Excel, por exemplo, conseguimos facilmente filtrar todas as contas que estão atrasadas.

planilha financeira contas a pagar e receber

Parte da ferramenta utilizada por um cliente da 4blue

A partir desta análise você terá que decidir se:

  1. Mantém a conta atrasada | Não cobra o cliente que atrasou
  2. Renegocia o pagamento | Cobra o cliente
  3. Paga a conta em atraso

 

3 – Até o final do ano, como está a situação?

Este é o que gosto de chamar de “Índice da Coceira”. Você vai visualizar a diferença entre todas as entradas e saídas previstas.

visualização contas a pagar e receber futuro

No exemplo acima, a empresa tem cerca de 25 mil reais a mais de contas a pagar até o final do ano. Logo, vai ter que se coçar para aumentar os recebimentos!

Lembrando que com certeza as despesas serão ainda maiores, visto que muitas contas chegam “sem aviso prévio”.

desespero com contas a pagar

Maldito Índice da Coceira

 

6 Dicas para manter as Contas a Pagar sob controle

Faça orçamentos

Acredite: nem sempre o primeiro resultado do Google ou o fornecedor com que você trabalha há algum tempo tem o melhor custo x benefício. Principalmente nos gastos grandes, mas também nas despesas pequenas, faça diferentes orçamentos para conseguir os melhores preços.

Negocie

Depois de fazer alguns orçamentos, negocie melhores preços ou condições. O máximo que vai acontecer é o seu fornecedor não reduzir o preço. Você tem muito a ganhar e nada a perder. Portanto, não tenha vergonha.

As grandes empresas tem, conhecidamente, uma política muito forte de negociação com os fornecedores/prestadores de serviço.

Vista a carapuça do “cara mau”

cortando gastos

De tempos em tempos (agora para começar e daqui uns quatro meses novamente), vista a carapuça do “gestor mãos de tesoura”. Ou seja, vá linha a linha do seu fluxo de caixa procurando por opções de economia. Faça novos orçamentos, negocie, cancele, enfim.

Tem uma frase que resume bem essa lógica: “Custo é igual unha. Sempre tem que cortar”.

Gaste depois de receber

Por muitas vezes sua empresa terá ótimos meses de venda. Porém, vender é diferente de receber.

Logo, não assuma compromissos com base num dinheiro que ainda não entrou – nunca se sabe quando Murphy vai sorrir pra você e fazer seus clientes desistirem da operação ou surgir algum problema.

Tome cuidado com o excesso de estoque

Muitos fornecedores farão preços melhores para você comprar em maiores quantidades. Isto é ótimo, mas pode te colocar numa fria. Não adianta você conseguir um bom desconto e depois ter que pagar juros do cheque especial por ter ficado sem capital de giro.

Entenda que um real de despesa não equivale a apenas um real de receita

Esta é a lógica do Ponto de Equilíbrio. Quando você compra uma pacote de bala por um real, você invariavelmente terá que faturar mais que um real para pagar esta conta. Talvez seja 1,30, quem sabe 2,00 ou até quem sabe 3,00.

É extremamente importante você conhecer o conceito de Ponto de Equilíbrio.

6 Dicas para melhorar as Contas a Receber

Acerte na precificação

Se sua formação de preço estiver errada, você terá problemas. Ao cobrar menos do que seria o necessário, você automaticamente precisa vender mais.

Constantemente você deve monitorar sua precificação e avaliar as margens do seu produto. Na maioria das empresas o fator que mais impulsiona os lucros é, justamente, um aumento nos preços.

Tome cuidado com descontos

Muitas vezes na ânsia de vender acabamos oferecendo descontos. Óbvio que, geralmente, é melhor ter um cliente pagando um pouco menos do que não ter cliente nenhum.

Porém, quando o desconto torna-se uma política da empresa, o efeito é exatamente o mesmo que sua precificação estar errada.

É melhor lembrar antes do que cobrar depois

Quando você tem clientes que pagam em boleto, cheque ou transferência, crie o processo de enviar um lembrete antes do vencimento. Muitas vezes as pessoas deixam de pagar por desatenção ou descontrole mesmo (principalmente aquelas que não leram este post e não acompanham a 4blue).

Assim, é melhor você lembrar, sutilmente, o seu cliente que a fatura dele vence amanhã – ou em alguns dias.

Se tiver que cobrar, cobre!

Ok, o lembrete não deu certo. Portanto, sim, você precisa cobrar o seu cliente. Não tenha medo e muito menos vergonha. Você e seu cliente fizeram um acordo, você cumpriu sua parte, logo ele precisa cumprir a dele.

No caso de prestadores de serviços, principalmente, uma dica interessante é você enviar a cobrança no nome de outra pessoa. Assim, não é você, o próprio prestador do serviço, que vai ficar fazendo a cobrança. Se você não tiver funcionários, invente um! =p

Fique de olho nos clientes “atrasadinhos”

Sabe aquele cliente camarada, mas que sempre atrasa os pagamentos? Tome cuidado ao aumentar as vendas para este sujeito. Se ele já atrasa nos valores atuais, porque você acha que ele não vai atrasar novamente, principalmente se a dívida for maior?!

Não dependa de poucos clientes

Isto pode matar a sua empresa. Você tem um ou dois clientes responsáveis pela maior parte das receitas do seu negócio. Se um deles atrasar, ou mesmo rescindir com você, como irá ficar?

Se você conseguir um grande contrato, ótimo, mas não se acomode e continue buscando novos clientes para não deixar tudo em uma única mão apenas.

errando feio no controle financeiro

É isso o que acontece quando você não segue as doze dicas acima!

 

Recapitulando

Neste artigo vimos algumas coisas a respeito das contas a pagar e contas a receber:

Qualquer dúvida, deixa seu comentário aqui abaixo!

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Planilha de Controle de Contas a Pagar e Contas a Receber

Caso ainda não tenha feito o download gratuito da planilha em Excel de Contas a pagar e a receber, não perca essa última chance.

Basta inserir seus dados e baixar a planilha na sequência (você receberá um e-mail de confirmação também)

planilha contas a pagar e contas a receber

 

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Renan Kaminski

Por Renan Kaminski (deixando o contas a receber e a pagar nos trinques)

 

Você acredita ser possível fazer uma análise de Fluxo de Caixa em menos de um minuto? Pois bem, é possível sim. Assista o vídeo abaixo!

Quer ter a capacidade de fazer análises financeiras completas do seu negócio?

Recentemente lançamos o Iluminismo Financeiro, uma consultoria super otimizada para pequenas empresas que vai lhe fazer ter os controles financeiros 100% corretos e com todas as análises financeiras na ponta do lápis - ou melhor, na ponta do Excel.

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iluminismo Análise Fluxo Caixa

 

Isso é uma das coisas que mais ouvimos. Trabalhar tanto e não ver a cor do dinheiro, ninguém merece né? Mas por que isso acontece? (mais…)

FLUXO-DE-CAIXA-GUIAOlá, tudo bem? Este post é um guia básico sobre Fluxo de Caixa. Ele serve para mostrar o que é, a sua importância e qual a estrutura que ele precisa ter.

Se você quiser saber um Guia Definitivo sobre Fluxo de Caixa clique aqui e se prepare, pois é uma aula completa.

Se você quiser baixar nosso modelo de Fluxo de Caixa em Excel, basta clicar aqui, é gratuito também!

Mas agora vamos aos pontos deste post:

O que é Fluxo de Caixa?

Primeiro ressalto que este post não é para contadores e acadêmicos, que possuem conceitos um pouco diferentes. Este post é dedicado aos empreendedores que precisam de uma ferramenta prática para o dia a dia.

O Fluxo de Caixa nada mais é do que um filme da situação financeira da sua empresa. Se você está numa luta e tira uma foto, você consegue ver o que está acontecendo naquele momento da luta, mas dificilmente sabe quem ganhou (a não ser que já seja a foto final).

Então o Fluxo de Caixa serve para analisar o filme da empresa, como esta a situação financeira em cada mês e em cada conta. Qual o produto que mais vende, quais as contas mais representativas, qual a Margem de Contribuição, quanto está se gastando com fornecedores e muito mais.

Em resumo o Fluxo de Caixa serve para analisar os números da sua empresa de forma rápida e direta.

Ps: Claro que o Fluxo de Caixa só é possível ser feito se você tiver registrado cada centavo que entra e sai em um sistema. Veja o nossa ferramenta em Excel como funciona

 

Qual a sua Importância?

 

Depois da explicação acima fica clara a sua importância certo? Sem um fluxo de caixa você não sabe nem quanto tem de lucro na sua empresa, quanto mais onde você pode cortar, quais os produtos mais vantajosos e tantas outras análises que o Fluxo de Caixa faz (veja no Guia Definitivo do Fluxo de Caixa estas análises).

O Fluxo de Caixa lhe trará informações precisas e importantes do seu negócio. Se você não sabe o seu Lucro ou seu Ponto de Equilíbrio, o que mais você sabe então?

 

Qual a estrutura o Fluxo de Caixa precisa ter?

É extramente importante você seguir a lógica correta do Fluxo de Caixa para uma análise precisa. Preste bem atenção no que eu vou dizer, muita gente ensina ou passa um modelo de Fluxo de Caixa que não gera possibilidade de Análises, como por exemplo do Ponto de Equilíbrio.

Fluxo de Caixa não é simplesmente Entrada e Saídas. Elas precisam ser divididas de uma maneira correta. E a maneira certa é esta abaixo:

Com esta divisão correta é possível encontrar algumas informações importantes rapidamente, como Margem de Contribuição (que fará a gente calcular o Ponto de Equilíbrio), Lucro Operacional e Lucro Líquido. Veja na imagem abaixo como ficaria a estrutura e como calcular cada um destes pontos de análise.
fluxo de caixaEm nossa planilha Modelo de Fluxo de Caixa, você vai ver isso funcionar sozinho. Baixe aqui gratuitamente =)

Lembrando que para uma leitura completa, veja o nosso Guia Definitivo de Fluxo de Caixa.

Grande abraço!

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Escrito por:

Aleksander Avalca

Sócio da KaminskiAvalca e adora Basquete, comida japonesa, Fórmula 1 e sente bastante saudade de uma parte da família que mora longe!

 

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fluxo de caixaVocê também deve ter. Quase todo mundo tem e quase todo mundo acha ligeiramente incômodo. Sabe aquela tia, prima ou avó meio bruxa, que olha para você e do nada lança aquela flecha certeira naquilo que você está pensando ou sentindo? Pois é.... (mais…)

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