Você já se pegou pensando como os empresários de sucesso conseguem realizar tantas tarefas e ainda ter tempo para o que realmente importa?
A resposta pode estar na forma como eles organizam seu dia. Se a sua rotina parece caótica e você sente que está desperdiçando seu tempo, é hora de aprender como melhorar isso.
Neste artigo, vamos te mostrar a importância de ter um método eficaz para organizar suas tarefas diárias e como você pode aplicar na sua rotina.
A primeira etapa para aprimorar sua organização diária é reconhecer a importância de ter um método.
Empresários de sucesso entendem que o tempo é um recurso valioso e limitado, e, portanto, não podem se dar ao luxo de desperdiçá-lo com tarefas sem sentido.
Quando você consegue ter um método para organizar o seu dia, será possível executar tarefas de maneira mais eficiente, economizando tempo e energia.
Ter um método também permite fazer mais em menos tempo e ajuda a identificar e priorizar as tarefas mais importantes, garantindo que você dedique tempo aos projetos que realmente importam.
O método utilizado pelos empresários de sucesso é simples, mas eficaz. Ele se baseia na divisão das tarefas em quatro categorias principais:
1. Importante e Urgente: São as tarefas que requerem atenção imediata e têm grande impacto em seus objetivos. Essas são as prioridades absolutas.
2. Importante, mas não Urgente: Tarefas que são importantes para seus objetivos, mas que podem ser programadas e planejadas com antecedência. Esta categoria inclui atividades de desenvolvimento pessoal, planejamento estratégico e projetos a longo prazo.
3. Urgente, mas não Importante: São tarefas que demandam atenção imediata, mas não contribuem significativamente para seus objetivos. Muitas vezes, essas tarefas s podem ser delegadas ou eliminadas.
4. Não Importante e Não Urgente: Tarefas que não têm relevância para seus objetivos e podem ser eliminadas. Geralmente, são distrações que consomem tempo sem oferecer benefícios significativos.
Agora, vamos aprofundar em cada uma dessas categorias:
As tarefas classificadas como "Importantes e Urgentes" são sua prioridade máxima. Isso inclui questões como lidar com problemas imediatos, cumprir prazos e resolver situações de emergência. Essas tarefas exigem ação imediata e impactam diretamente seus objetivos de curto prazo.
As tarefas "Importantes, mas não Urgentes" são aquelas que contribuem para seus objetivos a longo prazo. Elas devem ser agendadas e planejadas com antecedência.
Isso pode incluir coisas como planejamento estratégico, desenvolvimento de habilidades e projetos de longo prazo. Agendá-las permite que você dedique tempo e atenção a essas atividades, mesmo que não sejam urgentes.
As tarefas classificadas como "Urgentes, mas não Importantes" geralmente são atividades que desviam sua atenção do que realmente importa.
Essas tarefas podem incluir reuniões improdutivas, interrupções constantes e respostas a e-mails não essenciais. É importante identificar e, sempre que possível, minimizar essas distrações.
Por fim, as tarefas "Não Importantes e Não Urgentes" podem ser eliminadas da sua lista de afazeres.
A eliminação dessas tarefas libera tempo para o que realmente importa.
Organizar o seu dia com base nesse método pode ser uma maneira eficaz de maximizar sua produtividade e priorizar o que é realmente importante.
Ao entender a diferença entre tarefas importantes e urgentes e aquelas que podem ser agendadas ou eliminadas, você terá mais controle sobre sua agenda.
Agora que você compreende o funcionamento do método para organizar o seu dia, é fundamental aprender a definir suas prioridades.
Avalie o Impacto: Ao lidar com uma tarefa, pergunte a si mesmo qual é o impacto real dessa atividade. Ela o aproxima dos seus objetivos de curto ou longo prazo? Se a resposta for sim, é uma tarefa importante.
Estabeleça Prazos: As tarefas urgentes têm prazos iminentes que exigem atenção imediata. Certifique-se de identificar esses prazos e lidar com as tarefas a tempo.
Planeje com Antecedência: Reserve tempo em sua agenda para atividades importantes, mesmo que elas não sejam urgentes. Isso garante que você tenha tempo para se concentrar no desenvolvimento a longo prazo.
Delegue ou Elimine: Não hesite em delegar tarefas que podem ser realizadas por outras pessoas. Isso libera seu tempo para atividades mais cruciais. Além disso, elimine tarefas que não contribuem para seus objetivos.
Um método eficaz de organização do dia é valioso, mas também é importante lembrar que a vida está sempre mudando.
O que funcionou em um momento pode não ser tão eficaz em outro. Por isso, seja flexível
e aprenda com a sua experiência avaliando o que funcionou e o que não funcionou.
Organizar o seu dia é uma habilidade que pode mudar pra melhor a sua rotina e o desempenho da sua empresa.
Lembre-se de que a organização é uma habilidade em constante evolução. À medida que você pratica e adapta seu método, você se torna mais eficiente e eficaz em alcançar seus objetivos.
Todo negócio precisa lucrar mais.
E todo empresário precisa sempre estar focado em lucrar mais.
Essencialmente, para lucrar mais, o negócio precisa faturar mais ou gastar menos.
E uma das formas de fazer isso é sendo mais produtivo no seu negócio.
SER PRODUTIVO NO SEU NEGÓCIO SIGNIFICA VOCÊ FAZER MAIS COM MENOS.
E você não conseguirá fazer isso se não adotar a regra básica da produtividade.
Aquela história de fazer limonada com os limões que a vida dá, sabe?
Acontece que todo empresário sempre tem muitos limões e geralmente faz malabarismo com eles.
São centenas de limões pra gerenciar todos os dias, ou seja, centenas de atividades que ele tem que pensar em fazer e, por isso, não consegue ser produtivo.
É praticamente impossível pensar claramente e agir de outra forma quando você tem todos os pontos da sua empresa nos ares, focando sua atenção apenas em não deixar nenhum deles cair no chão.
Enquanto você estiver fazendo malabarismo, você não conseguir fazer seu trabalho de maneira produtiva.
E quando você não é produtivo, você tende a não conseguir aumentar o faturamento, nem consegue reduzir custos.
Uma dica que aprendemos e aplicamos aqui é: CRIE UMA LISTA DE AFAZERES.
Parece uma dica muito básica, muito óbvia, mas tem muita gente que não faz e nem sabe como isso ajuda!
Já deve ter acontecido com você de, por exemplo, na hora do banho e fazendo malabares mentais, lembrar que precisa pagar uma conta. Mas na hora que sai do banho, já esqueceu.
Daí, quando você volta pra sua rotina, essa bolinha do malabarismo mental pula de novo na sua frente e, novamente, você lembra que tem que pagar a conta. Mas, outra coisa pula na sua frente rapidamente e você esquece mais uma vez.
Isso acontece quando você não tem uma boa organização de atividades e, por isso, fica guardando essas coisas na cabeça, porque você sabe que elas são importantes e você não deve esquecer dela.
Mas quando isso acontece, você não foca nem no que você precisa e nem realiza uma ação efetiva para aquilo ser executado.
Vira uma PREOCUPAÇÃO que, no fim das contas, vai contribuir para aumentar seu estresse.
Ao invés de pensar, registre a tarefa que precisa ser importante e, só de fazer isso, você terá menos UM LIMÃO no seu dia para administrar. Na hora certa, aquela tarefa será executada e você não precisará se preocupar com isso fora da hora.
É uma dica muito simples de produtividade e que funciona a curto prazo.
Pare de querer fazer várias atividades de cada vez e isso fará você ser mais produtivo dentro do seu dia a dia e dentro do seu negócio.
Hiper produtividade não é fazer mais, é fazer diferente e melhor.
Por Felipe Charão | Consultor 4blue
Antigamente, diziam que a pressa era inimiga da perfeição.
Hoje, nem todo mundo concorda com isso.
A nova ordem é conseguir fazer mais e mais rápido!
Principalmente, quando você coloca todos os seus recursos dentro de um novo projeto (como um negócio próprio) e precisa que ele dê resultados “pra ontem”.
Mas a verdade é que o trabalho produtivo é aquele que você faz para ser eficiente, mas muito melhor seria se ele fosse eficaz.
Sua casa suja demais, requer constante manutenção e, como solução mais óbvia, você teria que passar várias horas da sua semana limpando-a.
Como você poderia ser mais EFICIENTE na limpeza da casa?
Vamos pensar...
Você poderia comprar um aspirador de pó? Sim, é uma boa.
Você poderia comprar uma vassoura mais larga (dessas de pelinho que usam em supermercado... que varre uma área maior? Sim, também funciona.
Nestas duas soluções, você estaria realmente sendo mais EFICIENTE, porque as duas permitem você fazer a tarefa de "limpar o chão" mais RAPIDAMENTE.
Porém, você pode optar por uma outra abordagem completamente diferente.
Você pode estabelecer uma regra para todos da sua casa (um novo processo) exigindo que, ao entrar em casa, todo mundo tem que tirar o sapato e colocar uma pantufa.
Essa solução é a que eu considero uma solução EFICAZ.
A beleza dessa solução é que você REENQUADROU O PROBLEMA.
Na primeira abordagem, o problema era "como limpar mais rápido".
Na segunda abordagem (das pantufas), o problema era "a sujeira no chão".
E por encarar mais "objetivamente" o problema (que afinal é o problema real que você quer resolver), você encontrou uma solução mais ESTRATÉGICA.
Vivemos numa era em que todos estão hiper acelerados.
As pessoas estão ansiosas, angustiadas, afobadas, tomando decisões precipitadas, irrequietas...
Parece que o "o transtorno de déficit de atenção e de hiperatividade" é o novo padrão.
E, às vezes, parece até que pessoas assim são admiradas...
Sobretudo os empresários.
Eles estão se mexendo demais e tendo resultado de menos.
Eles só tentam ser mais eficientes, sem entenderem que também é fundamental buscar formas de ser mais eficaz.
Sim, é preciso ter os 2: eficiência e eficácia...
Mas cada vez mais acredito que é preciso desacelerar para conseguir ir mais rápido ou ter mais resultados.
Esse tem sido meu novo mantra. Repito isso para mim mesmo todos os dias. E vejo que isso me leva muito mais longe e com muito menos estresse.
E agora, quero passar para você 5 chaves que eu considero sagradas para quem quer realmente ser hiper produtivo em todos os sentidos.
De vez em quando, eu encontro empresários que se orgulham da sua carga de trabalho.
Eles batem no peito orgulhosos e dizem “hoje trabalhei 12 horas… tive um dia super produtivo”.
Aí eu pergunto, "e nessas 12 horas, quantas atividades estratégicas você fez? Você fez alguma melhoria em algum processo, treinou alguém, visitou algum concorrente?”
Não… Nada… Bulhufas...
Minha dica é: não meça sua produtividade com horas trabalhadas.
O jeito certo de medir sua produtividade é por quantidade de tarefas executadas.
E mais especificamente, você tem que medir a quantidade de atividades ESTRATÉGICAS executadas. Aí sim você tem um bom termômetro.
Aqui na 4blue nos temos uma ferramenta chamada IEPE, que é o Índice de Execução e Projetos Estratégicos.
Semana a semana, lançamos as atividades que precisar ser feitas, com um prazo e um responsável pela tarefa.
Na semana seguinte, fazemos uma reunião que sempre segue a mesma pauta.
Perguntamos: “quais foram as tarefas programadas que fizemos”... e damos “sim” ou “não” para cada uma delas.
E no final da reunião a gente define “quais são as tarefas para a semana seguinte?".
E lançamos a programação lá.
Com essa informação automaticamente temos um Índice de Execução por colaborador.
Mas o genial dessa planilha é que entram lá somente atividades estratégicas: aquelas que levam a empresa a crescer. Não ficamos contabilizando as atividades operacionais do dia-a-dia da empresa.
Um dos livros relativamente recentes que tem influenciado a maneira de pensar a estratégia na área da administração é o "A Startup Enxuta" do Eric Ries.
Existe um ensinamento genial que esse conceito de startup trouxe que diz o seguinte:
1) gaste pouco
2) Erre rápido (o quanto antes testando seu protótipo e também, sobretudo, testando a sua oferta de venda)
3) E pivote.
Pivotar quer dizer simplesmente: mude de direção.
O autor também fala da importância de fazer um MVP: o Mínimo Produto Viável.
Ao invés de você ficar um século desenvolvendo uma ideia que depois o mercado de repente nem vai gostar, você tem que criar um protótipo o mais simples possível, com as funcionalidades mais básicas e colocar pra rodar, para as pessoas testarem.
E até mesmo para receber feedback, ver se as pessoas realmente estão dispostas a pagar por aquilo.
Isso é fantástico. E qualquer empresa, mesmo que não seja da área de tecnologia, ou trabalhe com a internet, pode usar essas ideias.
Se você tem um restaurante, antes de reformular todo seu cardápio, teste. Você crie o prato novo e oferece por uma ou duas semanas.
Se você tem uma ideia de produto ou serviço novo para sua empresa, você pode criar uma página na internet, depois criar um anúncio no google. E testa. Isso é muito fácil de fazer. É super barato.
Uma vez eu conversei com uma especialista em Qualidade Total que tinha trabalhado anos nesse setor dentro de multinacionais.
Ela falou meio que de brincadeira para mim uma frase que eu nunca esqueci: “Felipe… o meu segredo é que eu sou preguiçosa. E por isso, eu tento fazer muito bem feito para nunca mais ter que refazer aquilo”.
É claro que ela estava brincando, ela era uma excelente profissional.
O que ela estava me dizendo que é: se você quer realmente aumentar sua produtividade, se você realmente quer liberar seu tempo, você tem que fazer tudo que você faz como se fosse a última vez.
Eu vou dar exemplos para deixar isso mais claro.
Um colega aqui na 4blue tomou uma decisão brilhante. Agora toda vez que alguém pergunta algo para ele, ele explica gravando a tela do computador e mostrando para a pessoa com se faz.
Hoje em dia isso é super fácil de fazer. Por exemplo, tem um app chamado LOOM que você só precisa adicioná-lo como uma extensão no Chrome, clicar nele toda vez que precisa capturar sua tela e pronto! Ele grava com facilidade e depois gera um link pra você compartilhar seu vídeo.
Eu tenho um cliente que está criando para a empresa uma coisa fantástica que a gente chama em administração de Planos de Contingência.
Vou dar o exemplo real do que ele fez: ele criou um passo a passo chamado “O que fazer quando as vendas estão baixas”.
Como ele vende produtos online, ele tem uma receita para contornar isso: em primeiro lugar ir no google analytics ver tal coisa, depois verificar a taxa de conversão disso, e assim por diante.
O documento todo dele é no formato “se isto, então aquilo”. Isso é genial!
O objetivo dele é ele se retirar da equação e ensinar outros a resolver os problemas mesmo um pouco mais complexos. E com o tempo ele vai expandir esses Planos de Contingência para outros setores.
Então resumindo tudo que eu falei nesse tópico: invista tempo agora para não ter que perder tempo no futuro.
E mais do que isso: ensine seus colaboradores a terem horror a retrabalho, usando essa palavra no dia a dia e conscientizando as pessoas que isso é uma âncora que afunda a produtividade e a lucratividade da empresa em última instância.
Como fazer, na prática, para diminuir os índices de retrabalho na sua empresa?
Preste atenção porque essa lista aqui vale ouro:
4.1) Especifique melhor
Sempre que você ou um colaborador seu for pedir algo, tome mais cuidado em registrar as especificações do que você está pedindo. Manda por email, faz assinar um papel, manda por whatsapp... deixe registrado de algum jeito.
4.2) Reconfirme
Só porque você especificou bonitinho, explicou, registrou por email, não quer dizer que a pessoa vai fazer certo. É incrível o poder da distração. Peça para a pessoa confirmar as especificações que você enviou, uma por uma.
4.3) Benchmarking
Se é algo importante que você está fazendo, para não ter que fazer de novo depois, primeiro invista um tempo pesquisando como seus concorrentes fazem aquilo. Pode ser só pela internet mesmo. Você não precisa reinventar a roda. Descubra quais são as melhores práticas e copie mesmo, na caruda. De tempos em tempos, gostamos de contratar uma pessoa que trabalhou num concorrente até para ouvir como as coisas funcionavam no antigo emprego dela. Não seja ingênuo: todo mundo faz isso. Copie mesmo se for uma boa ideia, mas copie melhorando.
4.4) Proíba a multi-tarefa
As pessoas estão ficando muito distraídas porque elas estão viciadas em fazer mil coisas ao mesmo tempo. Você precisa incentivar e treinar sua equipe a fazer uma coisa só de cada vez. Toda tarefa tem que ser encarada como uma oportunidade de você treinar seu foco único e a sua atenção.
4.5) Invista em durabilidade, resistência e praticidade
Tudo que você comprar na sua empresa, pense com muito cuidado. Não basta ser funcional. Eu costumo dizer: se não é durável, resistente, estável, se não é algo que já foi testado e funciona de forma simples, você não está comprando uma solução, você está comprando uma dor de cabeça. Pare de comprar dores de cabeça…
4.6) Valorize a indicação
Se for possível, antes de testar um novo sistema, um novo processo, contratar um fornecedor ou comprar alguma coisa, fale com alguém que já fez isso antes e que você confia. Um simples telefonema pode te poupar muitas horas de retrabalho. Cada vez mais eu faço isso: eu tento aprender com o erro dos outros e não só com os meus próprios.
4.7) Crie pontos de dupla checagem
Sobretudo para as atividades críticas do seu negócio, é fundamental você desenhar o processo pensando em pontos de verificação. Pontos de dupla checagem: momentos em que uma terceira pessoa fácil e rapidamente faça uma auditoria e confirme que está tudo certo. Isso é mais fácil de fazer do que você imagina.
Está tudo bem errar. Mas não está tudo bem não fazer o seu melhor.
Lembre sempre disso: o melhor problema é aquele que nem chega a acontecer.
Eu sempre tive uma tendência para decidir rápido demais, decidir de forma precipitada. Atropelar as coisas.
Mas depois de fazer muita burrice, você começa a ficar com medo de tomar decisão burra de novo
Não a ponto de paralisar, porque isso também não é legal. Mas hoje eu sou muito mais cuidadoso com as minhas escolhas. Eu penso muito mais antes de agir.
Os japoneses especialistas em Qualidade Total (que a gente vai estudar mais para frente) tem um nome bacana para isso: nemawashi.
Ou seja: decida lentamente, se possível, por consenso, depois de analisar todos os ângulos. Mas depois implemente rápido.
Produtividade não é agir correndo de uma lado para o outro, que nem uma barata tonta. Produtividade é agir de forma mais inteligente. Mais assertiva!
Quando você usa o nemawashi os seus resultados são muito melhores por uma série de motivos:
Primeiro: A gente sempre enxerga aquilo que a gente quer ver.
O nome técnico disso em psicologia é viés de confirmação. Quando eu acredito muito numa ideia, de certa forma eu fico meio que cego para os pontos negativos dessa ideia (ou eu minimizo eles). Quando a gente envolve mais pessoas inteligentes na discussão, temos menos chance de cair nesse viés de confirmação que em última instância faz a gente decidir de forma burra.
Em segundo lugar: quando a gente envolve mais pessoas na decisão, mais são as chances delas efetivamente executarem bem o plano de ação.
Elas se sentem donas da ideia. Esse é o poder da co-criação. Você engaja mais as pessoas em um propósito.
E em terceiro lugar, é claro, eu diminuo a quantidade de retrabalho.
E nós já falamos que isso deve ser abominado por você e sua equipe.
Esses são os 3 bons motivos para usar o Nemawashi, mas por favor não se esqueça: é para decidir devagar (se possível, por consenso, analisando todos os ângulos), e depois que decidir, você tem que agir rápido.
De 8 a 11 de abril/2019 vai acontecer a MARATONA EMPRESÁRIO NINJA!
4 dias diretos de aulas ao vivo para revelar segredos dos bastidores e tirar suas dúvidas sobre todas as áreas de uma empresa com uma gestão realmente eficiente (processos, pessoas, produtividade, vendas etc.).
Para ser avisado quando a Maratona começar, CLIQUE AQUI E ENTRE NO GRUPO DE WHATSAPP
(O grupo está fechado, apenas os administradores podem mandar mensagem, ok? E avisaremos por lá os horários e links das aulas).
Ai ai... Aleks aqui, sócio da 4blue!
E o post de hoje será um pouco diferente, será mais uma “conversa” do que propriamente um texto de livro, rs.
Empreender é fantástico não acha?
Se você empreende, já sabe disso! Empreender é coisa
mais maravilhosa do mundo, afinal você:
Ahhhhhhhhhhhh
Empreender é fantástico mesmo!😍😍
Esqueci de algo nos tópicos acima? Comenta lá embaixo pra gente ir editando aqui. Sempre que alguém escrever estas “facilidades” de empreender, nós atualizaremos o post =D
Mas vamos falar sério?
Empreender é coisa do capeta (desculpe os religiosos, mas não estou usando em vão esta palavra).
Empreender é uma das atividades mais difíceis, estressantes e complexas.
E ainda vem gente dizer que “o empreendedor” é protegido pelo governo.
Mas vamos lá, não podemos ficar lamentando. Empreender é difícil para todos, para mim, para você e para seu concorrente.
E existem algumas coisas que podemos e devemos fazer que nos facilita em todas estas dificuldades do dia a dia.
O que fazer para superar AS PEDRAS no meio do caminho?
A primeira coisa é ter 1% de lamentação (como o início deste post) e 99% de foco! Alegria em passar por cima disso tudo e conquistar seus objetivos!
Segunda coisa mais importante é você ter o mínimo de ações administrativas e estratégias para seu negócio!
Digo o mínimo para começar e depois ir aprimorando!
Vou compartilhar o que fazemos aqui na 4blue que eu acho que mais da certo para superarmos nossos desafios e obstáculos.
1ª Atividade: Foco nas atividades estratégicas!
Fazemos reuniões semanais para acompanhamento das atividades estratégicas (eu e o Renan, os sócios da empresa)
Entenda que são atividades estratégicas. Não “ir na prefeitura”. Você como sócio de uma empresa precisa ter atividades estratégicas.
Se você ficar apenas apagando incêndio sua empresa pode não pegar fogo, mas será difícil crescer.
Tatue em sua testa! O que faz uma empresa crescer são atividades estratégicas e não operacionais!
Aí vem a importância das atividades operacionais, que vem em nossa segunda ação.
Link: Ferramenta para Execução de Projetos Estratégicos
2ª Atividade: Otimize suas açõ
Ter bem claro quais são as ações para atingir as metas!
Não interessa se você trabalhar 10h ou 14h por dia, o que interessa é se as ações que você faz neste período estão ligadas as estratégias e consequentemente voltadas para fazer sua empresa crescer.
Pode ter certeza que alguém trabalhar 6h focados nas ações estratégicas dará mais resultado do que alguém que trabalha 14h apagando incêndio.
Desta forma, nós aqui sempre nos perguntamos “Esta ação está direcionada para fazer a 4blue crescer e está dentro da estratégia?” Se sim, continua, se não, abandona ou coloca em ideias futuras, mas não é o momento agora!
Saindo desta parte mais estratégica do negócio vem as duas ações mais importantes ao meu ver, que muitas vezes são vistas como “opostas”, mas nós aqui acreditamos que andam juntas.
3ª Atividade: Foco em Vendas e Gestão Financeira!
O ponto é. Não adianta vender muito, se você não souber gerenciar, não souber se o preço está certo e por aí vai!
Se fizer isso, você fará mais dinheiro entrar na empresa e ao mesmo tempo mais dinheiro sair!
E da mesma forma não adianta saber gerenciar o dinheiro, se não entrar dinheiro!
Mas não é questão de priorizar um ou outro e sim de trabalhar juntos!
Semanalmente avaliamos indicadores de vendas e finanças.
Eu disse semanalmente!
Sabe por quê?
Porque se tiver algo errado, a correção é rápida, ações são aplicadas e voltamos para o caminho o quanto antes!
- “Ahhh mas Aleks, pelo visto vocês perdem muito tempo com reuniões e ver isso e aquilo”
- Na verdade meu caro, quem perde tempo é quem não faz isso. Que demanda esforço para coisas que não estão dando certo. Além de perder tempo não fazendo este acompanhamento, perde-se dinheiro.
E, além disso, levamos cerca de 2 a 3h no máximo por semana para fazer tudo isso!
Acho que investir 2 a 3h por semana para analisar as estratégias, ações e indicadores é mais do que suficiente para ter uma gestão minimamente focada nos resultados!
Nós da 4blue podemos te ajudar imensamente a fazer a sua gestão financeira ser prática e estratégica ao mesmo tempo.
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Não deixe para depois, o que pode transformar a realidade do seu negócio hoje!
Grande abraço!
A resposta curta seria: porque o japonês entende e vive o “kata”. E você faz o oposto na sua empresa. Você é afobado.
Quando você entende a cultura do “kata”, você entende que processos geram economia. E economia gera riqueza.
Mas calma lá. Nós pulamos para a conclusão. Agora que eu já tenho a sua atenção, vamos começar do início.
Para a gente entender o “kata”, é melhor a gente falar primeiro de uma arte do vizinho grande do Japão: da China.
Poucas pessoas sabem, mas o tai chi chuan na sua forma avançada é uma arte marcial.
A ideia é: se você domina o movimento lento com todos os seus detalhes, se você faz ele de forma impecável, ao acelerar você mantém a perfeição.
O lento prepara você para o rápido e o preciso.
Você sabe aquele velho ditado “a pressa é inimiga da perfeição”?
Pois é... a pressa pode até ser, mas a rapidez não é inimiga da perfeição. É possível fazer perfeito, impecável, e muito rapidamente contanto que antes você treine, repita, repita e repita.
Isso que é a essência do “kata”. E este é um dos principais pilares da cultura japonesa.
Quem já fez karatê sabe que o kata é aquela sequência de chutes, socos e desvios que o estudante tem que decorar e treinar até a perfeição.
Para nós, leigos, parece uma chatice. Para os praticantes é um exercício de atenção e coordenação fantásticos.
Toda a cultura japonesa gira ao redor do kata: a ação treinada, o comportamento pré-estabelecido (até por isso que etiqueta é algo tão fundamental para o japonês).
Por isso, para eles o conceito de “processos” (o seguir instruções nas atividades rotineiras da empresa) é algo tão natural. Um povo que ama perfeição ama repetição.
Certa vez um desses grandes estúdios de cinema americanos foi filmar no Japão.
Por uma questão de economia de custos eles levaram os atores, mas terceirizaram boa parte da produção contratando firmas japonesas.
Na hora de montar o set de filmagem, os atores americanos ficaram de queixo caído com a velocidade dos japoneses para montar todo o enorme conjunto de materiais (as luzes, fiação, tripés e etc.).
Eles nunca tinham visto uma equipe tão ágil.
Cada um sabia exatamente o que fazer. Eles se movimentavam coordenadamente como um só organismo. Um complementando o outro.
Rápidos, eficientes, e melhor: sem cometer nenhum erro.
Eles montaram um set enorme três vezes mais rápido que as produtoras americanas. Cada um deles tinha seu check list mental e seguia ele à risca.
E é isso que eu vejo que é um dos grandes problemas dos pequenos empresários brasileiros.
Primeiro: eles não entendem que processo (que sistematização) é fundamental.
E segundo, se entendem, eles acham que a lentidão de um colaborador que está aprendendo a seguir um check list é desperdício de tempo.
Sim: um funcionário lento é a pior coisa do mundo para a sua empresa.
Porém, não se ele está aprendendo um kata. Não se ele está sendo treinado para seguir um check list complexo de fechamento de caixa que tem milhares de detalhes.
Um funcionário aprendendo um kata atingirá velocidade máxima sem comprometer excelência. Obviamente: se for a pessoa certa para o cargo.
Quando você entende a cultura do “kata”, você entende que processos geram economia (porque triplicam sua produtividade). E essa economia de tempo (e de pessoas) gera riqueza.
Ao sistematizar, você faz mais e melhor com menos. E enriquece.
Você se considera uma pessoa paranoica?Quer dizer, contaminada pela paranoia produtiva? Se não, deveria se considerar!
No último livro que li, “O Sabor da Qualidade”, livro narrativa de um sujeito que tem uma indústria de sorvetes e com a ajuda de um guru vai implementando os conceitos de qualidade na empresa, bem bacaninha!
O autor, expresso num dos personagens do livro, cita o termo Paranoia Produtiva.
Pessoalmente adorei o conceito! É um termo que se explica por si só. É você ser paranoico por produtividade. Mas não apenas a produtividade das suas atividades diárias, mas em tudo na empresa.
Estar constantemente pensando em como melhorar sua forma de fazer as coisas no dia a dia, melhorar a gestão financeira da empresa, melhorar a motivação das pessoas, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, melhorar seu planejamento, enfim, ser paranoico por melhorias!
Mas cuidado! Não basta ficar pensando em como melhorar as coisa. Você tem que executar tal melhoria! Pensamentos e planos sem ação não servem de absolutamente nada.
Aqui na 4blue, parando para pensar, somos contaminados pela paranoia produtiva. Constantemente estamos pensando em como melhorar nosso negócio, desde coisinhas absurdamente pequenas e simples até questões que envolvem mudanças maiores. Isso vai fazendo com que melhoremos um pouco a cada dia.
Portanto, quando alguém te chamar de paranoico, fique feliz! Contanto que você seja um paranoico por produtividade e melhorias em seu negócio.
Olá, tudo bem?
Semana passada eu falei sobre o porquê de Ser apenas bom não ser suficiente – e que para se destacar era preciso ser o melhor. Mas faltou um pequeno detalhe: eu não falei como fazer isso!
Bem, é sobre isso que o post de hoje se trata!
Antes de qualquer coisa: você precisa me prometer que vai cumprir um pedido meu. Não se preocupe, é simples! Eu preciso que você memorize duas palavrinhas mágicas:
Organização e Comprometimento.
É disso que você precisa para ser o melhor. Todo o resto é irrelevante – sim, completamente irrelevante.
Se você se comprometer a ser o melhor e se organizar de forma correta para tal, não há NADA que irá te impedir. As ferramentas e conhecimentos necessários podem sempre ser alcançados e utilizados se esses dois pilares estiverem firmes.
Não vai ser fácil, é claro, mas qualquer obstáculo que surja pode ser completamente contornado por esses dois fatores. E ELES PRECISAM ESTAR ALINHADOS.
Não adianta ser organizado sem ser comprometido, e vice-versa.
Você pode ter a melhor idéia do mundo, as ferramentas para realizá-la, um planejamento feito pelo Steve Jobs e financiado pelo Bill Gates – nada vai funcionar se você não seguir o planejamento.
Se você não fizer o que deve ser feito, seu projeto jamais sairá do papel. Se você não sair da sua zona de conforto, o mesmo acontecerá com qualquer projeto (e a zona de conforto do seu projeto é a sua cabeça).
Por outro lado, se você trabalhar 20h por dia em algo que não seja bem planejado, estará jogando suas horas fora (por vários motivos). Primeiro: você irá se desgastar. Segundo: você terá que refazer várias tarefas. E terceiro: você jamais chegará a lugar algum.
Organize seu dia conforme as suas necessidades. Reserve horas que você sabe que pode investir em trabalho para o trabalho e só exceda esse planejamento caso seja absolutamente necessário, pois a disciplina normalmente traz mais resultados do que o caos.
Saiba exatamente o objetivo final e como cada etapa que leva a esse objetivo deve ser conduzido, para que você não mude de idéia e tenha que fazer tudo novamente.
É bem mais fácil chegar ao seu destino com um mapa.
Nesse caso, o seu mapa tem nome. Dois, na verdade. E eu espero que você já tenha memorizado eles!
Gostou?
Escrito por Leo Augusto Sorg, estudante de Administração, quebrador de galhos oficial e Coringa Premium da KaminskiAvalca
O último Café com Negócios, no dia 23/01, foi ótimo! Além das comidinhas e networking, tivemos palestra com o Leonardo Frade, que falou sobre Escalabilidade nos Negócios.
Abaixo um resumo dos principais pontos:
O termo ganhos de escala vem da produção, no qual quanto mais se produz de um item, menor será seu custo unitário.
Em negócios, considera-se escala a capacidade de "desgrudar" a Receita dos Gastos. Ou seja, é a empresa aumentar duas, três, dez vezes seu faturamento, mas as despesas totais aumentarem numa proporção muito menor.
A notícia ruim, que todo prestador de serviço já descobriu, é que serviços por natureza não geram escala.
Para aumentar o faturamento, você precisa prestar mais serviços e, para tal, provavelmente precisará contratar mais pessoas!
Mais receita com mais custo não é muito legal!
Não é simples, mas é possível. O Leonardo Frade citou alguns cases de serviços que criaram escala.
Um exemplo foi o aplicativo de celular Dieta e Saúde que tornou o serviço de nutricionista ultra escalável.
O ponto para pensar a escalabilidade do negócio é ampliar a visão. O segredo provavelmente não estará em, por exemplo, ter mais encanadores trabalhando, mas talvez ter uma micro franquia, como fez o Doutor Resolve.
Tudo começa com uma pergunta "simples":
Como aumentar minha receita sem ficar dependendo de contratar novas pessoas e/ou aumentar a estrutura da empresa?
Muitas vezes nos debatemos com alguns momentos que sentimos que o mundo está desmoronando sobre nossas cabeças!
Todas as atividades no trabalho se acumularam e a lista de tarefas está desorganizada e interminável! E agora, existe como não ficar maluco?!
Após participar de uma esclarecedora palestra sobre Produtividade, ministrada pelo nosso colega Daniel Bastreghi, resolvi escrever um pouco sobre o tema, abordando assuntos falados por ele e experiências pessoais.
E para iniciar, nada mais correto do que falar o motivo das pessoas serem improdutivas!
O Daniel comentou assertivamente que nossa mente é bagunçada, que os seres humanos são desenvolvidos para perder o foco e que somos estressados, principalmente por sermos ansiosos, e que a ansiedade é a falta de previsibilidade e controle!
Resumindo, o ser humano não foi criado para ser produtivo! Sendo assim, vejam dois passos que podem os auxiliar na busca da produtividade:
Em uma das discussões entre os participantes do curso foi encontrada uma verdade absoluta – todas as pessoas são peculiares e, portanto, todas têm maneiras diferentes de serem produtivas e que cada pessoa deve encontrar o seu jeito de “funcionar”.
Entretanto, outra conclusão foi que a chave para a produtividade é a organização!
Quem organiza seu tempo, independente de qualquer ferramenta, percebe uma enorme melhora no foco para realizar as atividades e o sentimento de dever cumprido no final do dia!
Então, se você não tem nenhuma prática de organização, comece a praticar simples atos que o auxiliam na sua produtividade. Alguns exemplos:
Todo dia de manhã ou no final do expediente faça uma lista de tarefas que precisam ser realizadas hoje ou amanhã.
Defina também quanto tempo que levará para completar cada atividade, assim você descobrirá no final da sua organização diária, qual é o seu tempo disponível para executar ações não tão importantes
Se você tiver interrupções ou atividades extras para realizar, defina de imediato quando irá fazê-las (o dia e o horário), coloque na sua agenda virtual, física, post its, enfim, qualquer lugar onde saiba que verá depois.
Deste modo, você não ficará pensando nessa tarefa e não para de fazer o que está fazendo, perdendo a produtividade e o foco
Conforme citei antes, cada um tem um jeito de pensar, agir e organizar! Visto isso, você é quem decide como fará para gerir seu tempo.
Informação é que não falta, procure livros, artigos, conceitos e outros artifícios para auxiliar!
Um dos conceitos apresentados pelo Daniel foi o método Getting Things Done (GTD), a arte de fazer acontecer! Esse método se baseia na organização pessoal e no gerenciamento de tarefas, utilizando um mapa que começa na coleta, organização e vai até a realização das tarefas!
Sendo um amplo estudo, o GTD é difícil de ser explicado em poucas palavras, então se você não tem conhecimento, vale a pena dar uma procurada!
É interessante também procurar ferramentas e softwares que podem complementar toda a sua organização!
O Daniel recomendou o Doit.im para gerenciador de tarefas e além disso, para trabalho em equipe em projetos: o FengOffice.
Já eu utilizo o Googgle Agenda para compromissos, o Toggl.com para contabilizar o tempo de todas as minhas atividades e projetos e por último, o Asana.com para gerenciar as minhas tarefas pessoais e no trabalho.
Outra dica é a utilização do aplicativo Habit Streak para Android, que é útil para criar ou destruir hábitos.
Fazendo uma explicação rápida: você cria uma meta (“Fazer exercícios físicos”) e uma pergunta (“você fez 30 minutos de exercícios?”).
E o aplicativo fará essa pergunta para você todos os dias e você terá de responder, assim, ele mostrará um gráfico de progresso. A ideia é que após algumas semanas, você tenha incorporado o hábito.
Lembrando que estas são algumas ferramentas e/ou plataformas que funcionam do nosso jeito e que de alguma forma podem te ajudar na sua rotina, mas não se limite a isso! Encontre o seu modo operante!
Essas foram algumas dicas que podem te trazer inúmeros benefícios a respeito à produtividade, dentre eles se encontram a sensação de estar no controle da sua vida e maior foco nas tarefas do cotidiano! Além disso, a visão holística e estratégica para tomar as melhores decisões relacionadas ao seu tempo!
Ubiratan B. Assumpção Junior
